Лекція 4: Основи редагування таблиць в Microsoft Excel.

 

Вступ

Табличний процесор (або електронні таблиці – ЕТ) Excel як один з найпотужніших Windows-додатків є складовою частиною пакету Microsoft Office. За допомогою Excel можна створювати та опрацьовува­ти таблиці будь-якої складності, виконувати бухгалтерські, інженерно-технічні та фінансові розрахунки, розв’язувати різноманітні задачі, зо­крема оптимізаційні, здійснювати економічний аналіз, статистичні роз­рахунки тощо. При цьому можуть використовуватися й декілька таб­лиць, що пов’язані між собою. Тоді зміна значень даних однієї з таких таблиць автоматично впливає на значення даних інших таблиць.

ЕТ Excel як інтегрований програмний продукт містить також інст­рументарій для опрацювання тексту, роботи з базами даних, створення графічних образів і т. ін. До складу Excel включено об’єктно-орієнтова­ну мову Visual Basic for Applications (VBA), за допомогою якої шляхом створення макросів і спеціалізованих функцій користувача можна авто­матизувати потрібні розрахунки.

 

Завантаження  табличного  процесора  MS Excel в  ОП  комп’ютера. Вікно  MS Excel

 

Завантаження Excel в ОП комп’ютера можна виконати одним із способів, прийнятих в ОС Windows, як правило за командою Пуск Þ Программы Þ Microsoft Excel. Зовнішньою ознакою виконання цієї ко­манди є поява на екрані дисплея вікна процесора (рис.1), яке є типо­вим вікном додатку, що функціонує під управлінням ОС Windows. Скла­довими вікна (зверху вниз) є:

- рядок заголовка;

- рядок меню;

- панелі інструментів;

- рядок формул;

- зона для роботи з документами (робоча область), де власне й виво­диться ЕТ, а також смуги прокручування та ярлики аркушів: Лист1, Лист2, … *;

- рядок стану.

 


Рис.1. Вікно  MS Excel

У рядку заголовка праворуч кнопки виклику системного меню позиціюється назва програмного продукту, а саме – Microsoft Excel, та ім’я активного документа (документи, що створюються в Excel, назива­ються книгами, тобто, поки документ не збере­жений на диску у вигляді файла з визначеним користувачем іменем, він має власне ім’я Книга, а  розширення  імені – .xls). Права частина рядка заголовка містить три стандарті кнопки управління вікном (згор­тання, розгортання/відновлен­ня та закриття).

Рядок меню складається з дев’яти пунктів, кожен з яких надає користувачам доступ до команд, що забезпечують виконання певних дій. Увімкнути візуальне зображення інших панелей інструментів або ви­мкнути їх зображення можна за командою команди Вид Þ Панели инструментов.

Під панелями інструментів розміщений рядок формул у лівій час­тині якого в полі Имя відображається адреса активної чарунки, а у пра­вій – вся інформація, яку вводять в таку чарунку, або, яка вже міститься в ній (рис.2). Якщо рядок формул у вікні ЕТ відсутній, то слід вико­нати команду Вид Þ Строка формул.

Основну частину вікна MS Excel відведено для роботи з файлами даних, або Excel-документами, які, як уже зазначалося, називаються книгами. Кожна книга складається з аркушів (російською мовою – лис­тов) таких типів: робочі аркуші або просто аркуші, аркуші діаграм, ар­куші діалогу, та ін. Технологія роботи з основними типами аркушів буде розглянута пізніше.

процесора (Готово, Правка, Ввод), центральна частина містить інформацію про хід виконання відповідних операцій, а в правій відобра­жається стан клавіш <CapsLock>, <NumLock> і <ScrollLock>. Візуальне зображення рядка стану здійснюється або командою Вид Þ Строка со­стояния, або встановленням однойменного селектора на вкладинці Вид у діалоговому вікні Параметры, яке відкривається з меню Сервис.

 

2. Робочий  аркуш  MS Excel

Робочий аркуш – це електронна таблиця, яка, як уже зазначалося, складається з чарунок, що утворюються на перетині рядків і стовпчиків. Excel працює з активною (поточною) чарункою або з групою активних чарунок – діапазоном.

Активна чарунка виділена напівжирною темною рамкою – табличним курсором, який можна переміщувати по таблиці за допомогою курсорних клавіш, або мишею, або з використанням клавіші <F5>, або за командою Правка Þ Перейти. У двох останніх випадках з’явиться вікно, де треба вибрати або увести адресу чарунки, яка має стати активною, та клацнути ЛКнМ по кнопці ОК .

Щоб виділити прямокутний діапазон чарунок, треба виділити од­ну з наріжних чарунок діапазону (початкову чарунку), натиснути ЛКнМ і, утримуючи її, розтягнути виділення на увесь діапазон. Чарунки виді­леного діапазону будуть зображуватися інвертованим кольором, а колір початкової чарунки залишається не інвертованим, щоб показати, що во­на є активною у виділеному діапазоні.

Щоб виділити стовпчик, слід клацнути ЛКнМ по його імені. Щоб виділити кілька суміжних стовпчиків, виділяють крайній з них і розтягу­ють виділення на увесь діапазон. Аналогічно виділяють й рядки.

Для виділення великого діапазону замість прийому протягування можна використати клавішу <Shift> :

-         виділяють початкову комірку діапазону;

-         натискують клавішу <Shift>  і утримують її;

-         виділяють останню комірку діапазону. Якщо така чарунка знаходиться за межами екрану, то для її відображення використовують смуги прокручування.

Щоб виділити декілька діапазонів несуміжних чарунок, треба протягувати курсор миші по чарунках кожного з діапазонів, утримуючи натиснутою клавішу <Ctrl> .

Виділені чарунки можна вирізати, вставляти, копіювати, перемі­щувати, очищати. Простіше всього ці дії виконувати за допомогою кон­текстного меню або, використовуючи команди меню Правка.

Максимальна кількість рядків Excel-таблиці – 65536, а стовпчиків – 256. Отже, робочий аркуш містить 65536 ´ 256 = 16 777 216 чарунок, кожна з яких має свою адресу. В Excel передбачено два варіанти адреса­ції (способи нумерації) чарунок, перший з яких має назву А1 й застосо­вується набагато частіше, ніж другий, що отримав назву R1C1.

У першому варіанті кожен рядок має свій номер – число нату­рального ряду від 1 до 65536, а кожен стовпчик ідентифікується (імену­ється) літерами латинського алфавіту (А, В, ..., Z, AA, АВ, …, AZ і так до останнього IV). Адреса чарунки визначається як комбінація імені стовпчика та номера рядка, наприклад:

А1 – адреса чарунки, що розташована на перетині стовпчика А та рядка 1;

ВЕ17 – адреса чарунки, що розташована на перетині стовпчика ВЕ та рядка 17.

Варіант адресації R1C1 передбачає використання для ідентифі­кації як рядків, так і стовпчиків їхніх порядкових номерів, записаних після відповідних буквених позначень: R – рядок (row), С – стовпчик (column), наприклад, адреса чарунки на перетині восьмого рядка та оди­надцятого стовпчика буде R8C11. Такий варіант адресації дозволяє ви­користовувати у формулах адреси щодо активної чарунки, наприклад:

R[3]C[-1] – адреса чарунки, що розташована ліворуч та через дві вниз від активної;

RC[4] – адреса чарунки, що розташована у тому ж рядку, де й актив­на, але правіше від неї на три стовпчика.

Варіант адресації задають установленням або зняттям селектора Стиль ссылок R1C1 у вікні Параметры (вкладинка Общие). Обраний ва­ріант адресації впливає на операцію копіювання чарунок, що містять формули з адресами інших чарунок. За замовчуванням Excel вважає всі адреси типу А1 відносними. При цьому копіювання чарунки F4, яка містить, наприклад, формулу  = СУММ(В4:Е4), в чарунку F5 автоматич­но спричинить зміну формули на  = СУММ(В5:Е5). Така зміна у біль­шості випадків виправдана і прискорює створення чи редагування ЕТ.

Щоб адреса при копіюванні не змінювалася, вона повинна бути абсолютною. Для цього перед ідентифікатором стовпчика та номером рядка розміщують знак долара $, тобто замість А1 вказують $A$1. Якщо ж вказати $А1, то внаслідок копіювання буде змінюватися адреса тільки рядка чарунки, а якщо – А$1, то тільки стовпчика. Адреси типу $А1 і А$1 називають змішаними.

Абсолютну адресу зручніше застосовувати, якщо чарунці (діапа­зону чарунок) присвоїти ім’я, яке надалі можна використовувати у фор­мулах. Швидким способом присвоєння імені є його введення в поле ад­реси активної чарунки. Присвоїти ім’я можна також за допомогою ко­манди Вставка Þ Имя Þ Присвоить.

Уздовж правої і нижньої меж робочої зони вікна ЕТ розташовані відповідно вертикальна та горизонтальна смуги прокручування, які да­ють можливість переглядати ті фрагменти таблиць, які не помістилися у видимій частині робочої зони. Якщо смуги прокручування відсутні, але потрібні для роботи, то їх можна вивести, встановивши відповідний се­лектор у вікні Параметры (вкладинка Вид). Натискання ЛКнМ на пов­зункові вертикальної смуги прокручування спричиняє появу мікропові­домлення, де відображається номер рядка, що знаходиться у верхній частині робочої зони вікна Excel під заголовками стовпчиків. Протягую­чи повзунок, можна переходити на рядок з потрібним номером. Анало­гічно можна здійснювати й перехід до потрібного стовпчика робочого аркуша, але вже за допомогою горизонтальної смуги прокручування.

Ліворуч горизонтальної смуги прокручування розташовані ярли­ки робочих аркушів ЕТ й кнопки прокручування ярликів. Для переходу на інший аркуш потрібно клацнути по його ярлику. При значній кількос­ті аркушів переміщення по них здійснюють за допомогою кнопок про­кручування ярликів (табл.3).

 

Вікно робочого аркуша можна поділити так, щоб водночас ба­чити різні його частини. Для цього треба виконати команду Окно Þ Разделить. Поділ вікна здійснюється за місцем розташування поточної чарунки. Кожна частина вікна має свої смуги прокручування. Скасувати поділ можна за командою Окно Þ Снять разделение або, здійснивши подвійне клацання лівою кнопкою мишки на роздільній смузі.

Заголовки стовпчиків і рядків можна закріпити, щоб бачити їх під час прокрутки таблиці. Для цього треба розмістити табличний курсор під рядком і справа від стовпчика, які потрібно закріпити, і виконати команду Окно Þ Закрепить область. МS Ехсеl вставляє темну рамку для позначення закріпленого рядка або стовпчика. Вони залишаються видимими під час переміщення аркушем. Для скасування закріплення треба виконати команду Окно Þ Снять закрепление областей.

 

3. Cтворення  та  збереження  електронних  таблиць,  відкриття документів

 

Нагадаємо, що документи, які створюються в Ехсеl, називаються книгами. Створити нову книгу можна одним з таких способів:

-   виконати команду Файл Þ Создать;

-   клацнути ЛКнМ по кнопці Создать панелі інструментів Стан­дартная;

-   натиснути клавіші <Ctrl>+<N>.

Якщо виконати команду Файл Þ Создать (перший спосіб), то з’явиться діалогове вікно  Создание  документа (рис.4.), що має дві вкладинки

Общие та Решения, використання яких дозволяє створювати як доку­менти за так званим стандартним шаблоном, так і документи на основі спеціальних шаблонів (Авансовый отчет, Заказ, Счет). Поле Просмотр цього вікна призначене для перегляду обраного шаблону.

Застосування другого чи третього способів створення нової книги дозволяє здійснити цю дію лише на базі стандартного шаблону.

імені) файла, а також ім’я папки, у якій буде збережено файл. Якщо тип файла не вказано, то Ехсеl за замовчуванням встановлює такі розши­рення: xlsдля книг,  xlw для робочих областей,  html для Web-сто­рінок. Натискання на кнопку Сохранить  ініціює процес запису файла на машинний носій інформації. Кнопкою Отмена, як і в усіх діалогових вікнах, відміняють виконання операції.

Команда Общие параметры  списку Сервис вікна Сохранение документа активізує ще одне діалогове вікно, а саме Параметры сохра­нения (рис.6). У цьому вікні можна вста­новити селектор Всегда создавать ре­зервную копию, а також установити па­ролі для відкриття файла та запису в файл.

При наступних збереженнях файла поточний вміст книги буде записаний замість останньої збереженої версії файла без відкриття вікна Сохранение документа. Для збереження файла під іншим іменем (в іншій папці) слід використовувати команду  Файл Þ Сохранить как .

Команда Файл Þ Сохранить рабочую область відкриває діало­гове вікно Сохранить рабочую область. Це вікно дозволяє зберегти поточний стан середовища Ехсеl (розміщення усіх відкритих книг, вста­новлені параметри тощо). За замовчуванням робоча область зберігається у файлі Resume.xlw, але можна використати будь-яке інше ім’я.

Для прискорення операцій відкриття та збереження документів у відповідних діалогових вікнах передбачена можливість швидкого пере­ходу до папок, у яких найчастіше зберігаються документи (Рабочий стол, Избранное, Мои документы), або до документів, що створені ос­танніми.

 

Операції  з  аркушами  MS Excel

 

Ми вже зазначали, що коли сеанс роботи з Excel розпочати за ко­мандою Пуск Þ Программы Þ Microsoft Excel, то користувач має мож­ливість працювати з новим файлом, ім’я якого Книга1. Новий файл зазвичай має три аркуші, але за бажанням їхню кількість можна змінити (доповнити новими аркушами чи вилучити непотрібні).

Щоб доповнити книгу MS Excel новим аркушем, необхідно:

-         клацнути ЛКнМ по ярлику аркушу, ліворуч від якого потрібно вставити новий аркуш;

-         або виконати команду Вставка Þ Лист, або з контекстного меню ярлика активного аркушу виконати команду Добавить... , що спричи­нить появу вікна Вставка, у якому на вкладинці Общие слід виділити піктограму Лист і клацнути по кнопці  ОК  .

Для вилучення аркуша необхідно:

-         клацнути ЛКнМ по ярлику аркуша, що підлягає вилученню;

-         або виконати команду Правка Þ Удалить лист, або з контекстного меню ярлика активного аркуша виконати команду Удалить (у будь-якому з варіантів з’явиться вікно,  зображене на рис.8);

-         виконати дії згідно вказівок, наведених у цьому вікні.

Окрім доповнення чи вилу­чення аркушів над активним аркушем можна виконувати й такі дії як пе­реміщення/копіювання та переймену­вання.

Для переміщення чи копіювання аркуша використовується ко­манда Переместить/Скопировать контекстного меню ярличка цього ар­куша. При активізацій даної команди з’являється діалогове вікно Пере­местить или скопировать (рис.9).

Використовуючи закритий (в книгу:) та відкритий (Перед листом:) спис­ки діало­гового вікна, ми маємо можли­вість вка­зати конкретну адресу розміщен­ня копі­йованого чи переміщува­ного арку­ша, а саме – перед будь-яким арку­шем чи у кінці списку аркушів будь-якої відкри­тої книги. Якщо селектор Созда­вать ко­пию в діалоговому вікні Переместить или скопировать установлений, то буде виконуватися копіювання аркуша, інакше – перемі­щення.

Створити копію аркуша чи здійснити його переміщення можна також методом перетягування за допомогою ЛКнМ. Для переміщення аркуша потрібно навести курсор миші на його ярлик, натиснути ЛКнМ і коли поруч з курсором з’явиться піктограма аркуша відбуксирувати її в потрібне місце, не відпускаючи при цьому ЛКнМ. Щоб скопіювати ар­куш, потрібно натиснути й утримувати клавішу <Ctrl> й далі виконати ті ж дії, що й при переміщенні (на піктограмі аркуша, що копіюється, буде позиціюватися знак плюс).

В Excel бувають випадки, коли певну дію треба виконати одно­часно з кількома аркушами. Зокрема, може виникнути потреба здійснити з групою аркушів деякі операції форматування чи вилучення або органі­зувати одночасне введення даних у чарунки кількох аркушів. Для робо­ти з групою аркушів слід використати команду Выделить все листы контекстного меню ярлика одного із аркушів. Результатом виконання цієї команди є об’єднання всіх аркушів у групу (ярлики таких аркушів змінюють свій колір, тобто стають виділеними). Щоб скасувати об’єд­нання аркушів у групу (розгрупувати аркуші), достатньо клацнути ЛКнМ на ярлику одного з таких аркушів або використати команду Разгруппировать листы контекстного меню ярлика одного з виділених аркушів. Виділення кількох аркушів (як правило несуміжних) можна здійснити, клацаючи ЛКнМ на їх ярликах, утримуючи при цьому натиснутою клавішу <Ctrl>.

Інколи виникає необхідність приховати один або кілька аркушів, тобто зробити їх невидимими для користувача. Цю дію виконують за ко­мандою Формат Þ Лист Þ Скрыть. Якщо треба приховати кілька арку­шів, то їх слід попередньо виділити, тобто включити у групу, а потім виконати команду Формат Þ Лист Þ Скрыть. Щоб відновити зображен­ня прихованих(ого) аркушів(а), тре­ба виконати команду Формат Þ Лист Þ Отобразить…  і в діалоговому вікні Вывод на экран скрытого листа (рис.10) виділити ім’я прихованого аркуша та натиснути кнопку ОК.

Уведення  даних  в  чарунки ЕТ

Для введення даних у потрібну чарунку її слід активізувати, а да­лі набрати з клавіатури відповідну інформацію. Інформація, що вводить­ся користувачем, відображається у правому полі рядка формул (дані можна вводити й безпосередньо у це поле, клацнувши попередньо по ньому ЛКнМ). Після введення першого ж символу лівіше знаку = в ряд­ку формул з’являються дві кнопки. Кнопка, на якій червоним кольором зображений символ  , є аналогом кнопки  Отмена , а кнопка  є анало­гом клавіші <Enter>. Завершують введення даних натисканням або кла­віші <Enter>, або кнопки , або однієї з клавіш управління курсором. Якщо введення завершується натисканням клавіші <Enter>, то таблич­ний курсор переміщується, як правило, на одну позицію вниз (напрям переміщення табличного курсору можна змінити за командою Сервис Þ Параметры Þ Правка). Якщо введення завершується клацанням по кнопці , то табличний курсор залишиться на місці.

У чарунки ЕТ можна вводити три типи даних: числові (серед них й такі специфічні як дати, час, грошові суми тощо), формули та текст.

Числа в Excel можуть мати такі формати: общий, числовой, дата, время, дробный, экспоненциальный та інші. У форматі общий подають­ся, як правило, цілі числа, для відображення яких використовуються цифри від 0 до 9 та знаки плюс і мінус (плюс, як правило, не вказується). Дійсні числа відображаються у форматі числовой, який, у порівнянні з общим, використовує ще й кому, що відокремлює цілу та дробову час­тини числа. Дата вводиться у форматі ДД/ММ/РРРР, а час – у форматі ГГ: XX: СС (в одній чарунці можна об’єднувати дату і час). Дробове чис­ло вводять у такій послідовності: цілу частину, пропуск, чисельник, знак дробу (символ  / ), знаменник. Якщо ціла частина відсутня, то на її місці вводиться нуль. Число з експонентою складається з мантиси і порядку, які відокремлюються латинською літерою Е. Мантиса – ціле або дійсне число, порядок – ціле. Число з експонентою слід розуміти як мантису, помножену на 10 у степені, що дорівнює порядку.

Формули в Excel є другим типом даних й завжди починаються зі знаку рівності (=). При роботі з формулами слід пам’ятати, що Ехсеl зберігає дані у тому вигляді, у якому вони вводилися, але виводить їх на екран у відповідності з установленими правилами форматування. Те, що виводиться в чарунці, є форматованим значенням, а те, що видно в рядку формул – введеним значенням. Отже, вміст чарунки відобража­ється водночас і в чарунці, і в рядку формул, але можливо в різних фор­мах. Зокрема, якщо в чарунку була введена формула, то в ній може відо­бразитися або значення деякої змінної, обчислене за формулою, або сама формула. Вид відображення залежить від того, чи включена опція Формула на вкладниці Вид діалогового вікна Параметры (це вікно ви­кликається командою Сервис Þ Параметры...) *.

Якщо після введення числа або виконання обчислень за форму­лою, чарунка заповнюється символами #, то ширини стовпчика недос­татньо для відображення відповідного значення (за замовчуванням для відображення даних в чарунці відводиться 8 позицій). Щоб збільшити ширину стовпчика для відображення всього значення, треба виконати подвійне клацання ЛКнМ на правій межі його ідентифікатора.

Якщо дані в чарунці не є числом чи формулою, то Ехсеl сприймає їх як текст. Якщо текст, введений в чарунку, довший ніж ширина чарун­ки, то він розповсюджується на порожні сусідні чарунки. Якщо ж права сусідня чарунка не порожня, то текст обрізається, але в пам'яті комп'ю­тера зберігається повністю. При встановленні селектору Переносить по словам вкладинки Выравнивание діалогового вікна Формат ячеек (це вікно викликається командою Формат Þ Ячейки) текст буде переноси­тися, займаючи в чарунці декілька рядків.

Уведений текст за замовчуванням вирівнюється по лівому краю чарунки, а числові дані – по правому. Якщо Ехсеl може інтерпретувати дані, що вводяться в чарунку, як число або формулу, а нам потрібно щоб інформація сприймалася як текст, то можна застосувати один з таких прийомів:

– даним має передувати апостроф або лапки. Наприклад, інформація “ = 1,35*ехр(d4/2)-f4 буде сприйматися табличним процесором як текст;

– перед уведенням в чарунку даних слід установити для неї тексто­вий формат, обравши його зі списку Числовые форматы вкладинки Число вікна Формат ячейки, яке можна відкрити за командою Формат ячеек... контекстного меню чарунки. Цей прийом рекомендується за­стосовувати у випадках, коли в чарунку необхідно увести число, яке по­чинається одним чи декількома нулями, наприклад, 0045203.

З метою підвищення ефективності введення даних в Ехсеl реалі­зовані прийоми автоматизації введення інформації:

-   заповнювати прямокутний діапазон чарунок, попередньо виділив­ши його. При цьому, якщо діапазон виділених чарунок складається з де­кількох стовпчиків, то після заповнення поточного стовпчика табличний курсор автоматично перейде на початок наступного стовпчика. Особли­во ефективно застосовувати попереднє виділення діапазону чарунок у випадку, коли треба ввести в декілька чарунок однакову інформацію (в активну чарунку виділеного діапазону вводять потрібні дані й натиску­ють клавіші <Ctrl>+<Enter> – усі чарунки виділеного діапазону мати­муть однаковий вміст);

-   копіювати вміст поточної чарунки в сусідні чарунки з викорис­танням маркера заповнення (маленького квадратика у правому ниж­ньому кутку табличного курсору). Установивши курсор миші на маркер заповнення (курсор миші набуде форму чорного хрестика), протягуван­ням при натиснутій ЛКнМ копіюють у сусідні чарунки вміст поточної чарунки;

-   створювати арифметичні й геометричні прогресії та послідов­ності днів тижня (робочих днів, місяців, років), заповнювати чарунки значеннями чи форматами, виконувати деякі інші дії, використовую­чи один із таких способів:

1)           за допомогою команд контекстного меню маркера запов­нення, яке з’являється, якщо маркер заповнення протя­гувати при натиснутій  ПКнМ  (рис. 11);

2)           за допомогою автозаповнення.

Наприклад, щоб у діапазоні чарунок В4 : В11 розмістити числа арифметичної прогресії:-11, -8, -5, -2, 1, 4, 7 можна застосувати спосіб Автозаповнення, виконавши такі дії: спочатку в чарунки В4 та В5 увести числа -11 та -8, потім виділити обидві чарунки й встановити курсор ми­ші на маркер заповнення і, при натиснутій ЛКнМ, протягуванням заповнити чарунки. В6 : В11. Слід зазначити, що при створенні в такий спосіб  арифметичної прогресії, якщо маркер заповнення протягувати праворуч або вниз, то значення в наступ­них чарунках збільшуються, а, якщо маркер протягувати ліворуч або вгору, то – зменшуються.

Ще одним корисним засобом введення в Ехсеl даних є засіб Автовведення. Він функціо­нує при встановленому селекторі  Автозаполнение значений ячеек  вкладинки  Правка  діалогового вікна  Параметры.  При введенні даних у цьому режимі програма намагається вгадати, що вводиться, і запропонувати свій варіант інформації. Якщо користувач згодний з цим варіантом, то треба натиснути клавішу <Enter>, якщо ж ні, то слід про­довжити введення, ігноруючи пропозицію програми Ехсеl.

 

  Найпростіші  дії  з  об’єктами  таблиці

Уведені в чарунку дані, можна замінити, змінити, вилучити, ко­піювати, переміщувати тощо.

Заміна здійснюється шляхом уведення у відповідну чарунку но­вих даних. Зміну (редагування) даних можна виконати як у рядку фор­мул, так і безпосередньо в чарунці (редагування даних у чарунці можли­ве, якщо опція Правка прямо в ячейке вкладинки Правка діалогового вікна Параметры  є активною). Для редагування даних слід:

-         активізувати потрібну чарунку;

-         натиснути клавішу <F2>, внести зміни і натиснути <Enter>,

або внести зміни у рядку формул і натиснути <Enter>,

або виконати подвійне клацання ЛКнМ на чарунці, внести зміни і натиснути <Enter>.

Для вилучення даних можна застосовувати або повне, або част­кове очищення. Справа в тому, що даним, які вводяться у чарунки ЕТ може бути наданий різний формат (числові дані, як уже зазначалося, мо­жуть бути подані і як цілі та дробові, і як проценти від уведеного числа, і як дати та час тощо). Спосіб повного очищення забезпечує вилучення і даних, і їх форматів, а при частковому очищенні можна вилучити або зміст даних (формат залишається), або формат даних. Команда  Правка Þ Очистить  (рис. 12) дозволяє обрати один із способів очи­щення.

Тепер стає зрозумілим, що коли в чарунці після введення числа чи формули з’являється, наприклад, дата або число з символом %, то ча­рунка попередньо містила дати або процентні дані, які були вилучені з використанням клавіші <Del>. Для правильного відображення даних, що введені пізніше, треба надати їм новий формат.

Якщо у різних чарунках ЕТ повинні міститися однакові дані, то потреби щоразу вводити їх заново немає – достатньо скористатися мож­ливостями Excel переміщувати і копіювати раніше введену у відповідні чарунки інформацію. Для цього в Excel, як і в інших Windows-додатках, використовується буфер обміну (проміжного збереження інформації) Clipboard, що дозволяє переміщувати (копіювати) дані як у межах ЕТ, так і в інші Windows-програми

Для копіювання необхідно:

-         виділити групу чарунок, вміст яких слід скопіювати;

-         викликати команду Копировать меню Правка або натиснути кноп­ку  панелі інструментів Стандартная (навколо групи чарунок з’явиться пунктирна лінія, яка вказує, що фрагмент скопійовано у буфер);

-         виділити верхню ліву чарунку того діапазону, куди слід помістити дані та викликати команду Вставить меню Правка або натиснути кнопку   панелі інструментів Стандартная.

Фрагмент із буферу скопіюється в зазначене місце.

При копіюванні чарунок, що містять формули з відносними по­силаннями, адреси чарунок аргументів змінюються автоматично. На­приклад, при копіюванні формули = А1+А2 з чарунки А3 у чарунку В3 формула набуде вигляду = В1+В2, тобто ця формула як і раніше обчис­лює суму вмісту двох чарунок, що знаходяться ліворуч від чарунки з формулою. При копіюванні чарунок, що містять формули з абсолютни­ми посиланнями, адреси чарунок-аргументів не змінюються.

Для переміщення вмісту чарунок необхідно:

-         виділити групу чарунок, вміст яких потрібно перемістити;

-         викликати команду Вырезать меню Правка або натиснути кнопку   (навколо групи чарунок з’явиться пунктирна лінія, яка вказує, що виділений фрагмент переміщено в буфер);

-         виділити верхню ліву чарунку тієї частини ЕТ, де треба вставити фрагмент;

-         викликати команду Вставить меню Правка або натиснути кнопку панелі інструментів Стандартная.

Фрагмент із буферу буде поміщений у зазначене місце.

При переміщенні чарунок, що містять формули, адреси чарунок не змінюються. Наприклад, при переміщенні формули = А1+А2 з чарун­ки А3 у чарунку В3 формула залишиться без змін, тобто матиме вигляд = А1+А2.

Копіювання чи переміщення вмісту чарунок ЕТ можна виконати й з вико­ристанням команд контекстного меню виділеного об’єкта таблиці (Рис. 13), яке викликається натисканням ПКнМ на відповідному об’єкті.

Це меню, окрім уже знайомих команд Вы­резать, Копировать, Вставить, містить і команду Добавить ячейки, яка може використовуватися для допов­нення таблиці новими чарунками, тобто

вставки чарунок в таблицю. Точка вставки – виділені чарунки, на місці яких будуть уставлені нові. Активі­зація команди Добавить ячейки… спричинить появу діалогового вікна Добавление ячеек (Рис. 14)*, де слід обрати спосіб виконання операції:

-   ячейки, со сдвигом вправо – виділені чарунки зсуваються праворуч;

-   ячейки, со сдвигом вниз – виділені чарунки зсуваються донизу;

-   строку – вставляються рядки перед першою з виділених чарунок;

-   столбец – вставляються стовпчики перед першою з виділених чарунок.

Завершується операція вставки натисканням кнопки  ОК .

Рядки (стовпчики) мож­на вставити, виконавши й такі  дії:

-   виділити рядки (стовпчики), на місці яких будуть уставлені нові елементи;

-   у меню  Вставка  активізувати команду Строки (Столбцы).

Для вилучення елементів таблиці їх слід виділити і у меню Правка обрати команду Удалить. Рядки та стовпчики вилучаються без запитів, а при вилученні чарунок з’являється  діалогове вікно, в якому необхідно вказати спосіб вилучення:

-   ячейки, со сдвигом влево чарунки, що залишаться, зсуваються ліворуч;

-   ячейки, со сдвигом вверх чарунки, що залишаться, зсуваються вгору;

-   строку – вилучаюься рядки;

-   столбец – вилучаються стовпчики.

Функціональні можливості MS Excel дозволяють здійснювати й пошук даних. Щоб знайти деякий текст, число або формулу, потрібно:

-   з меню Правка  виконати команду Найти;

-   у діалоговому вікні, що з’явилося (Рис. 15), у поле Что:  ввести, що необхідно знайти;

для того, щоб Excel враховував при пошуку регістр символів, уведе­них у полі Что: (нижній – малі літери, верхній – великі), слід уста­новити селектор Учитывать регистр;

-   якщо необхідно, щоб Excel виконував пошук тільки тих чарунок, увесь вміст яких відповідає шаблону пошуку (повне співпадання фрагмента вказаного в полі Что: зі значенням чарунки), слід установити селектор Ячейка целиком;

-   у полі Просматривать необхідно обрати напрямок пошуку – по стро­кам або по столбцам;

-   у полі Область поиска слід вибрати – формулы, значения або приме­чания (пошук буде виконуватися тільки в зазначених компонентах чарунок);

-   натиснути кнопку  Найти далее  (після чого буде знайдене та  виді­лене перше сло­во, що відповідає умовам пошуку);

-   для пошуку наступного входження тих же символів повторно натис­нути кнопку  Найти далее .

Окрім пошуку даних Microsoft Excel може здійснювати й заміну даних Для цього або з вікна пошуку натисканням кнопки  Заменить…, або за командою  Заменить меню Правка слід викликати діалогове вікно Заменить (Рис. 16).

Технологія роботи з цим вікном аналогічна технології роботи з вікном пошуку даних.

  Форматування  чарунок. Зміна  розмірів  рядків  і  стовпчиків

Форматуванням чарунки називають зміну вигляду її вмісту. Для форматування чарунки (виділеного діапазону чарунок) використовують:

-         або меню Формат;

-         або команду Формат ячеек. . .  контекстного меню;

-         або панель інструментів Форматирование.

У перших двох випадках з’являється діалогове вікно Формат ячеек з шістьма вкладинками: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид,  Защита.

На вкладинці Число (Рис. 17) обирають формат зображення даних у активній чарунці (діапазоні чарунок) таблиці. Для цього у списку Числовые форматы треба виділити потрібну категорію форматів, а в полях, що відображаються праворуч поля Числовые форматы, вказати параметри й спостерігати за результатом їх застосування в рамці Образец.

 

Якщо наявні формати з певних причин не задовольняють корис­тувача, можна у полі Тип записати власний формат (попередньо виділив­ши категорію  все форматы). Основні правила запису форматів такі:

-   якщо формат від’ємного числа відрізняється від формату додатно­го, то записують два формати через стандартний розділювач списків – символ “;” (у разі потреби між ними можна помісти­ти спеціальний формат для нульового значення);

-   0 – символ підстановки для цифри з обов’язковою індикацією нуля у випадку, коли немає цифри;

-    # – символ підстановки для цифри без індикації нулів;

-    ? – символ підстановки для цифри із заміною незначущих нулів символами пропусків;

-    . або , – визначає позицію десяткового розділювача;

-    % – число множиться на 100 й відображається зі знаком  %;

-    ' – символ-розділювач для тисяч;

-   Е+ або Е- – для зображення чисел із плаваючим десятковим розді­лювачем (у разі наявності Е- відображається тільки від’ємний знак порядку);

-   :+ $ <пропуск> <текст> – використовують у форматі довільно, вони будуть на вказаних місцях;

-   [Колір] – задає колір об'єкта; можливі значення: Черный, Белый, Красный, Зеленый, Синий, Желтый, Фиолетовый, Голубой.

Приклад  формату користувача:

# ## 0.00грн.; [Красный]-# ## 0,00 грн.; [Зеленый]0

 

Вміст комірки
Результат форматування

12300000

12 300 000,00 грн.      (чорним кольором)

0

0                                   (зеленим кольором)

-1250,6

-1 250,60 грн.              (червоним кольором)

Вкладинку  Выравнивание (Рис. 18) використовують для вста­новлення опцій вирівнювання вмісту чарунок. На цій вкладинці можна:

Рис. 18. Вкладинка Выравнивание діалогового вікна Формат ячеек

 

-         у закритому списку  по горизонтали  вказати спосіб горизонтально­го вирівнювання;

-         у полі отступ  – відступ тексту від лівого краю чарунки;

-         у закритому списку  по вертикали  – спосіб вертикального вирів­нювання;

-         у рамці Ориентация  – напрям тексту шляхом встановлення бажа­ного кута нахилу за допомогою лічильника градусов;

-         увімкнути селектор переносить по словам, якщо текст в чарунці потрібно розмістити у кількох рядках;

-         увімкнути селектор автоподбор ширины для автоматичної зміни розміру шрифту так, щоб текст завжди вміщувався в одному рядку чарунки;

-         увімкнути селектор  объединение ячеек для об’єднання виділених чарунок в одну.

На вкладниці Шрифт (Рис. 19) задають параметри шрифту:

-   в списках Шрифт, Начертание, та Размервідповідно гарнітуру, накреслення та розмір;

-   у списку Подчеркивание – стиль підкреслення;

-   у списку Цвет  – колір тексту.

 

Якщо після встановлення певних параметрів шрифту користувач захоче змінити усі параметри, то слід увімкнути селектор Обычный, клацнути по кнопці  ОК , а потім виконати зміни. Увімкнення селекторів поля Эффекты дозволяє подати текст з відповідними ефектами (закрес­леним або як верхній чи нижній індекси).

Вкладинка Граница (Рис. 20) дає змогу обрати спосіб обрам­лення виділених чарунок:

 

-   в опції Линия визначають тип і колір лінії;

-   в опції Все – загальний діапазон застосування вибраних ліній (без обрамлення, для обрамлення зовнішніх меж, для обрамлення внут­рішніх меж);

-   в опції Отдельные – застосування вибраних ліній для оформлення окремих меж.

Опції вкладинки Вид (Рис. 21) дозволяють встановити кольоро­вий фон чарунок (палітра  Цвет) та обрати спосіб і колір затінення (за­критий список Узор).

І, нарешті, на вкладинці Защита (Рис. 22) можна встановити режим захисту чарунок. Установлення селектору Защищаемая ячейка забороняє модифікацію, копіювання та вилучення чарунок. Установлен­ня селектору Скрыть формулы дає змогу не відображати формули у рядку формул після активізації чарунок.

 

Зауважимо, що ці селектори працюють лише у тому випадку, коли у діалоговому вікні Защитить лист (Рис. 23), яке активізують за коман­дою Сервис Þ Защита Þ Защитить лист, установлений режим захисту аркуша. Елементи управління вікном  Защитить лист  призначені: а) для захисту вмісту чарунок (селектор  содержимого), вставлених у книгу об’єктів (селектор  объектов), сценаріїв книги (селектор сценариев); б) для встановлення пароля дозволу на модифікацію чарунок (поле Пароль). Скасовують режим захисту аркуша командою Сервис Þ Защита Þ Снять защиту листа.

 

Швидко змінити шрифт, його розмір та обриси, кольори вмісту чарунки та фону, спосіб вирівнювання та обрамлення, формат даних для виділеного діапазону можна за допомогою відповідних кнопок панелі Форматирование. Встановлений формат ча­рунки можна перенести на іншу чарунку або групу чарунок за допомо­гою кнопки Формат по образцу панелі інструментів Стандартная. Оформити виділені чарунки можна й у діа­логовому вікні, яке відкриється після виконання команди Формат Þ Автоформат, шляхом вибору готового шаблону форматування.

Для збереження набору параметрів форматування з метою по­вторного використання потрібно оформити їх у вигляді стилю. Це мож­на зробити в діалоговому вікні Стиль (Рис. 24), яке активізують ко­мандою Формат Þ Стиль. Щоб застосувати наявний стиль до виділених чарунок таблиці, потрібно вибрати його ім’я у списку Имя стиля і натис­нути кнопку ОК.

Встановлюючи потрібні селектори групи Стиль включает вікна Стиль, чи, скасовуючи їх дію, обраний стиль можна частково модифі­кувати. Натискання ж на кнопку   Изменить. . .   спричинить появу вже відомого вікна Формат ячеек, де можна встановити всі бажані парамет­ри форматування. Щоб створити свій власний стиль, треба у полі Имя стиля вказати його ім’я, натиснути на кнопку  Добавить   й модифікува­ти стиль відповідно до власних уподобань (вимог замовника). Кнопка  Удалить  призначена для вилучення вибраного стилю, а кнопка        Объединить   дає змогу копіювати стилі з інших відкритих книг.

 

 

 

 

 

 

Література

 

1.                      Беме Ариберт. MS Office для Windows  95. Первое знакомство. – М.:ИНФРА-М, 1997.

2.                      Глушаков С.В., Сурядный А.С. Персональный компьютер.–5-е изд., доп.и перераб.– Харьков: Фолио, 2003.–500 с

3.                      Дибкова Л.М. Інформатика та комп'ютерна техніка: Посібник для студентів вищих навч.закладів.–К.:"Академвидав", 2002.–320 с.

4.                      Інформатика та комп’ютерна техніка: Навч. посібник для студ. кооп. вищих навч. закладів/ Енгель П.С., Макарова М.В., Єлізаров Є.Я.  та ін. –К.: НМЦ “Укоопосвіта”, 2000.

5.                      Інформатика  та комп’ютерна техніка: програмне забезпечення ЕОМ: Навч. посібник / За ред. П. А. Щербакова .-Х., 2001.-292с

6.                      Информатика. Базовий курс/ Симонович С.В. и др.- СПб: Издательство «Питер», 2000.

7.                      Колесников А. Excel 97 (руссифицированная версия). – К.: BHV, 1998.

8.                      Малинська Л.В. Основи роботи у табличному процесорі MS Excel 97. Методичні вказівки для проведення практичних занять студентам економічних спеціальностей з дисциплін “Комп’ютерна техніка та програмування” та “Програмне забезпечення ЕОМ”. - Полтава, 1999.

9.                      Microsoft Office 97: наглядно и конкретно / Пер. с англ. – М.: Изд.отдел “Русская Редакция” ТОО “Chantel Trading  Ltd”,  1997.

10.                  Монсен Лаура. Использование  Microsoft Excel 97. Пер. с англ. – К., М.; СПб.: Изд.дом “Вильямс”, 1998.

11.                  Нельсон Стивен Л & Веверка Питер. Полный справочник по Microsoft Office 97/ Пер.с англ. –К.; М.; СПб.: Диалектика, 1997.

12.                  О’Хара Шелли. Использование ПК / Пер. с англ. – К.; М.; СПб.: Изд.дом. “Вильямс”, 1998.

13.                  Протас Н.М., Малинська Л.В., Чехлатий О.М. Автоматизація розв'язання економічних задач засобами Microsoft Excel.–Полтава, 2004

14.                  Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс інформатики / За ред. Мадзігона В.М. – К.: Фенікс, 1997.

15.                  Тхір І.Л., Калушка В.П., Юзьків А.В. Посібник користувача ПК. СМП ”Астон”, Тернопіль, 2002

 

 



* Електронна таблиця, як і будь-яка таблиця, складається з рядків і стовпчиків, на перетині яких розташовані чарунки (автори ряду підручників замість термі­ну “чарунка” застосовують термін “комірка” або – вічко”).

* Навчальний матеріал, що стосується створення та використання формул в Ехсеl, викладений в одному з наступних параграфів цієї лекції.

* Вікно  Добавление ячеек  можна  відкрити  й  за  командою  Ячейки  меню Вставка.