1. ЗМІНИ В УКРАЇНСЬКОМУ ПРАВОПИСІ, ЩО СТАЛИСЯ
ОСТАННІМ ЧАСОМ

1990 року вийшов друком новий варіант “Українського правопису” - третє видання, а 1993 року - четверте видання, виправлене й доповнене. У цих виданнях сталося чимало істотних змін.

До української абетки повернуто літеру “Ґ ґ”, яка позначає дзвінкий проривний приголосний - звукову пару до задньоязичного “К к”. Цю літеру 1933 року було безпідставно вилучено з уживання, хоча звук, який вона позначає, використовується в усній мові й у наші дні  (ґанок, ґудзик, ґрунт, ґава), має смислорозрізнювальну функцію й не є варіантом звука “г”. За допомогою звука (й букви) “Ґ” розрізняються зовсім відмінні слова: ґрати (міцна решітка) – грати (дієслово), ґніт (нитяне осердя свічки) – гніт (гноблення), ґуля (набряк від удару) – гуля (дитяче  - голубок); розрізняються й словоформи, прикладом чого можуть бути такі “ігрові” фрази: “Стою на ґанку, дивлюсь на Ганку”; “Пішли на гульки, набили ґульки”; “Собака побачив ґав і сказав “гав!”. Ця буква сприяє й точнішому фонетичному відтворенню іноземних імен і запозичень, хоча нею не слід зловживати (наприклад, запозичення з грецької мови, де існує фрикативний “г”, подібний до українського, необхідно писати саме так: географія, геліоцентричний).

Впровадження в життя комп’ютерів і викликана цим необхідність уніфікації азбуки слов’янських народів зумовила зміну місця в нашій абетці м’якого знака “Ь” - з останнього на третє місце від кінця “Ь, Ю, Я”. А це, звичайно, викликало зміни в словниках, різних каталогах, енциклопедіях, довідниках тощо.

За новим правописом назви церковних книг не беруться в лапки (Біблія, Коран, Євангеліє, Псалтир, Соборні Послання), а з великої літери пишуться такі слова, як Бог (але боги), Святий Дух, Син Божий, Свята Матір, а також назви релігійних свят і відзначень: Різдво, Пасха (Великдень), Трійця, Благовіщення, Покрова, Масниця, Теплого Олексія тощо.

Значно спрощено написання складних іменників з пів- (у значенні половина). Разом пишемо, якщо наступна частина складного слова - загальна назва; дефіс ставимо, коли твірна основа - власна назва: півметра, півмиски, півозера, але пів-Києва, пів-Азії, пів-Єрусалима, пів-Галактики; перед літерами я, ю, є, ї за загальним правилом ставиться апостроф: пів’ями, пів’юрти, пів’єпархії, пів’їдальні.

Чимало змін сталося в правописі слів іншомовного походження. Запозичені слова з часом вростають у національний ґрунт, зазнають впливу нашої вимови, і правопис повинен реагувати на подібні зміни. У загальних назвах, у словах іншомовного походження приголосні не подвоюються (апарат, редколегія, маса, клас, програма), бо подвоєння не відчутне в українській мові, але за попереднім правописом з цього правила було багато винятків. Тепер подвоєння залишено в окремих словах, де воно виразно чується: тонна, ванна, манна, брутто, нетто, вілла, пенні. Без пдвоєння писатимуться слова, які раніше належали до винятків: бароко, інтермецо, лібрето, фортисимо, піанісимо, піцикато, стокато, фіни. У деяких словах подвоєння і неподвоєння літер вказує на відмінне значення слів: бонни – бони (учительки іноземки та паперові гроші), білль – біль (законопроект та страждання), булла – була (папська грамота і дієслово), дурра – дура (рослина і лайка).

У власних назвах і словах, похідних від них, подвоєння приголосних зберігається: Марокко - марокканець, Ніцца - ніцціанський, Шіллер - шіллерівський, Калькутта - калькуттський, Андорра - андоррський. Також подвоєння відбувається при збігові однакових приголосних префікса та кореня: контрреволюція, імміграція, ірраціональний, сюрреалізм, апперцепція.

Значних змін зазнало правило дев’ятки. Літера и пишеться у географічних назвах після приголосних дж, ж, ч, ш, щ, ц перед наступним приголосним: Алжир, Вашингтон, Вірджинія, Гемпшир, Жиронда, Йоркшир, Лейпциг, Сан-Франциско, Циндао, Чикаго, Чилі, але перед голосним і в кінці слова пишеться і: Віші, Шіофок. И пишеться й у деяких загальних назвах, які належали до винятків: бравісимо, фортисимо, піанісимо (було бравіссімо, фортіссімо, піаніссімо).

Шиплячий ж в українській мові в основному твердий, тому вирішено писати: журі (замість жюрі), Жуль Верн (замість Жюль Верн), а також парфумерія (заміст парфюмерія), бо парфуми.

За традицією у запозичених словах збережено подвійну йотацію, наприклад: Малайя, Савойя, Гавайя, Фейєрбах, Гойя, фойє, майя (народність), але в словах конвеєр і феєрверк ії знято, бо ці слова стали “своїми” і вимовляються за нормами української мови.

Це саме можна сказати й про російські прізвища із спільним коренем, де в українській мові ставиться апостроф: В’яземський, П’ятаков, Пом’яловський, В’яльцев, Рум’янцев (у російській мові Вяземский, Пятаков, Помяловский, Вяльцев,Румянцев), але Ляпунов, Рюмін.

За новим правилом розширено випадки вживання закінчення -у, -ю в іменниках другої відміни чоловічого роду, зокрема, -у пишемо: у збірних іменниках: березняку, вишняку, чагарнику, каталогу, уривку, абзацу, та в назві міста Кривого Рогу (було -а).

Дещо спрощено чергування приголосних при творенні прикметників від географічних назв за допомогою суфікса -ськ. Так, подібно до слів Волга - волзький, Запоріжжя - запорізький пишемо й вимовляємо: Гаага - гаазький, Данціг-данцізький (а не гаагський, данцігський).

Контрольні питання:

  1. Які зміни сталися в абетці українського правопису ?
  2. Яким чином змінився правопис назв церковних книг і релігійних свят ?
  3. У чому полягає спрощення правопису складних іменників з першою частиною пів- ?
  4. Які зміни сталися в правописі слів іншомовного походження ?
  5. У чому полягає розширення випадків вживання закінчення -у, -ю в іменниках другої відміни чоловічого роду однини ?
  6. Які зміни сталися у творенні прикметників від географічних назв ?

2. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТИ

Слово “документ” походить від латинського “documentum” – повчальний приклад, взірець, доказ. В українській мові це слово з’явилося наприкінці ХVІІ – на початку ХVІІІ століття й позначало папери, що підтверджують чиїсь права, законність володіння чимось, законність певних дій – тобто мали юридичну силу. Слово “документ” витіснило з ужитку власне українські – грамота, лист, листовне письмо, що використовувалися на позначення таких же реалій.

У сучасній українській мові слово “документ” означає:

  1. Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; у праві – складений відповідно до вимог закону акт, що посвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт тощо);
  2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка);
  3. Історично достовірні письмові джерела (грамота, малюнок, твір тощо);
  4. Матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація, призначена для передачі її у часі та просторі (наприклад, фотоплівка, перфокарта та ін.).


Таким чином, документ – це письмовий діловий текст про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудовано за певною схемою та який виконує конкретну, тільки йому властиву, функцію.

Документ - це основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. У найширшому значенні слово “документ” сьогодні визначається як засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини. Документом ще називають будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття. Такі документи - найчастіше це постанова державних органів - мають назву акт.

Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Документи також надають можливість відтворити  факти діяльності установи, організації чи підприємства.

Управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується в галузі управління. Такий документ – це, насамперед, носій інформації, а водночас і своєрідний “матеріал”, “сировина для обробки”. Це стосується, перш за все, цифрової та облікової документації, обробка якої добре механізується, а також - документів організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Частина документів – планування, звітність, ділове листування – призначена для безпосереднього сприймання й оперування; вони повинні бути особливо зручними для читання.

Поняття високої культури діловодства й культури мови документів реалізується в таких конкретних вимогах:

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни та особистої культури працівників.

Усі наявні в обігу документи можуть бути згруповані за кількома ознаками:

За найменуванням: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заявки, службові записки, інструкції та ін.

За походженням: службові (офіційні) й особисті. Службові документи складаються в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами, які їх представляють, а особисті - окремими громадянами за місцем виникнення.

За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні. До  внутрішніх належать документи, які готуються, оформляються й виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносять ті документи, які надходять до цієї установи та інших установ, організацій чи підприємств.

За призначенням: розпорядчі, статутні, виконавчі та інфомаційні.

За структурними ознаками: регламентовані (стандартні) та нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою називається документація, що складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист, наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію та реалізується у формі стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, стосується якоїсь непередбаченої ситуації. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках.

За ступенем регламентації та стандартизації документи, у свою чергу, поділяються на три групи:

  1. Документи, які відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується – документ не матиме юридичної сили (посвідчення особи, свідоцтво про народження, диплом та ін.).
  2. Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності та швидкості їх використання чи обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова угода, квитанція, студентський квиток та ін.).
  3. Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, автобіографія, розписка, доручення, лист, оголошення та ін.).

Оформлення документів визначено певними стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та ін. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання та подальше використання документа. “Якщо документ - обличчя установи, то бланк - її візитна картка”, - так прийнято про нього говорити. Бланк має бути бездоганно виконаний. Особлива увага приділяється чіткості надрукованого текста, грамотності та культурі спілкування  (маються на увазі встановлені формули ввічливості). На загальному бланку можна друкувати всі види документів, що дуже зручно, оскільки це робить бланк універсальним і дає змогу його виготовляти великим тиражем. На бланку вміщується назва установи, організації, підприємства та їхня підвідомчість, місце складання документа (місто, район), місце для проставлення індексу, дати й заголовка (значно спрощується складання документів при використанні готових бланків, в яких потрібно лише заповнювати пропуск у тексті).

Ознакою культури ділового спілкування є наявність заголовка. Кожен службовий документ, незалежно від його виду, змісту й призначення, повинен мати заголовок, сформульований службовою особою, що складала його (виняток - повідомлення, телефонограми). У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі, викладається зміст ділового тексту. Називається  тут не лише  об’єкт, про який ідеться, а й суть дії, виражена віддієслівним іменником. Найчастіше вживані такі форми: виконання, відшкодування, звільнення, оскарження, покарання, розв’язання, відповідальність та ін. Заголовок повинен відповідати на запитання “Про що ?”.

Як правило, наявність чітких заголовків помітно скорочує час розгляду документа, період проходження його, запобігає помилкам при формулюванні короткого змісту в реєстраційних записах.

Якщо документ великий за обсягом і поділяється на розділи, то заголовок кожного з них уміщується в лівій частині аркуша, виділяється графічно, але сам текст при цьому не розривається.
 

Контрольні питання:

  1. Що таке документ?
  2. Які вимоги ставляться до складання документів?
  3. За якими ознаками можуть групуватися документи?
  4. Що таке бланк?
  5. Яким вимогам повинен відповідати бланк?

3. ОСОБЛИВОСТІ ОФІЦІЙНО-ДІЛОВОГО СТИЛЮ МОВЛЕННЯ

За сукупністю мовних засобів і прийомів ділові папери належать до офіційно-ділового стилю мовлення, основними ознаками якого є послідовність і точність викладу фактів, чіткість, однозначність та лаконічність висловлювань, наявність усталених словесних формул (наприклад, з метою, у зв’язку, відповідно до, у порядку, згідно з та ін), вживання слів у прямому значенні, широке використання спеціальних термінів, дотримування прямого порядку слів у реченні тощо.

Офіційно-діловий стиль за експресивним забарвленням називають холодним, нейтральним, оскільки він підкреслює ділові стосунки й не передає суб’єктивної оцінки того, що викладається.

Для того, щоб офіційно-діловий стиль мовлення не перетворився на “канцелярит”, тобто на бюрократичний жаргон, необхідно дотримуватися певних вимог до мови документа, які випливають з норм літературної мови:

  1. Вимога зрозумілості мови ділового документа передбачає вживання загально відомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційно усталених та загальноприйнятих термінів у тому значенні, яке закріплене за ними словником.
  2. Вибір слова має бути вмотивованим: не слід сплутувати значення слів підписка - передплата, продовжувати - тривати, є – являється, іноземний – іншомовний – закордонний тощо. Наприклад: Підписка про невиїзд – передплата на газети; На прохання глядачів, демонстрація фільму в кінотеатрі продовжується ще на тиждень – На першому пероні триває посадка на потяг Харків–Київ; Головною умовою успішної праці є злагодженість у діях – Уві сні йому часто являється померла мати.
  3. Уживання іншомовних слів повинно бути правильним і доречним, а також зрозумілим для користувачів. Щоб правильно вживати іншомовні слова, слід керуватися таким:

4.      

  1. Слід уникати вживання вузькоспеціальних термінів, термінів-новотворів (наприклад, замість позаштатний фонд іноді вживають безлюдний фонд), термінів-дублетів, термінів певної наукової школи.
  2. У зовнішній діловій кореспонденції не бажаним є вживання професіоналізмів, які, хоч і зрозумілі, але не належать до літературної мови (наприклад, карданний пристрій - кардан, отоларинголог - вушник тощо).
  3. Надмірне захоплення слово- чи основоскладанням псує вигляд ділового папера, справляючи враження штучності мови (наприклад, ветогляд, райзаготсировина, санепідстанція, молзавод тощо).
  4. Уживання кальок з російської мови або перенесення російських слів в українську мову, коли в останній існують слова з цим значенням, є грубою помилкою в оформленні ділових паперів (наприклад, міроприємство - захід, умісний - доречний, появитися - з’явитися, слідуючий - наступний, сводка – зведення, співпадати – збігатися, останні – решта тощо).
  5. При складанні ділових паперів слід уникати зайвих слів, які несуть надлишкову інформацію (наприклад, поспішаємо повідомити - повідомляємо, вважаємо за можливе просити - просимо), а також тавтологічних висловлювань (наприклад, моя автобіографія - автобіографія, у січні місяці - у січні, передовий авангард - авангард тощо).
  6. У діловому мовленні має бути широко використана синонімія української мови (наприклад, помер - пішов від нас, залишив нас, пішов із життя; п’яний - у нетверезому стані, під дією алкоголю, у стані сп’яніння тощо). Однак вибір описових синонімічних форм не повинен завуальовувати зміст документа.
  7. Неуважне вживання близькозвучних слів (паронімів) може призвести до перекручення змісту ділового папера (наприклад, громадський - громадянський, дільниця - ділянка, особистий – особовий, нагода – пригода, лікарський – лікарняний - лікувальний, музичний – музикальний тощо).

Окрім деяких особливостей слововжитку в ділових текстах різних типів, виникають труднощі й у виборі найдоцільнішої граматичної форми в тих випадках, коли в мові налічується кілька паралельних способів висловлення, а також у виборі правильної синтаксичної конструкції.

Назви осіб за професією, посадою, званням, як правило, утворюють паралельні форми чоловічого й жіночого роду (учитель - учителька, викладач – викладачка, працівник – працівниця, пані директор – пані директорка), однак офіційними, основними назвами професій, посад і звань служать іменники чоловічого роду (професор, директор, секретар).

Закінчення родового відмінка іменника фіксують майже всі словники, тому в разі потреби необхідно до них звертатися (наприклад, нема аркуша паперу але ділового папера, листопаду (процес) але листопада (місяць), інструменту (збірне поняття) але інструмента (одн.).

Загальну грамотність ділових паперів знижує неправильне утворення аналітичної форми вищого та найвищого ступеня порівняння прикметників (самий гарний, самий найгарніший - потрібно більш гарний, найбільш гарний, найгарніший).

Контрольні питання:

  1. Які основні ознаки офіційно-ділового стилю мовлення ви можете назвати?
  2. У чому полягають особливості слововжитку в ділових текстах різних типів?
  3. Які існують особливості вибору граматичних форм у ділових текстах?

 4. СИНТАКСИЧНІ ОСОБЛИВОСТІ ДІЛОВИХ ПАПЕРІВ

Ділові папери мають специфічний синтаксис. Здебільшого це прямий порядок слів з узгодженими й неузгодженими означеннями. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речення. Щодо структури речень ділових паперів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі. Наприклад: Рекламне агенство республіканської телекомпанії “Тоніс-ценр” пропонує свої послуги. Поширеними є пасивні структури типу: закони приймаються, наказ виконується, вимоги ставляться.

Синтаксис ділової документації відзначається ще й уживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад, створити комісію з національних питань, відкликати працівників тощо.

Важливою ознакою ділових паперів є й часте використання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, що надають діловим документам стислості: потемнілі від часу, закінчивши роботу, читаючи документи.

Окрім того, у діловому листуванні переважає непряма мова, а пряма вживається лише в тих випадках, коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.

Специфіку синтаксису визначає й стислість викладу інформації. Найчастіше надається перевага простим реченням. Якщо ж використовуються складні, то вони невеликі: одне - два підрядних чи дієприкметниковий, дієприслівниковий звороти.

Типова ознака ділового стилю - використання віддієслівних іменників. Вони дають загальне уявлення про дію, забезпечують однозначність, узагальненість змісту й надають документам певної офіційності. Наприклад, подати клопотання до 20 серпня 1999 року щодо надання матеріальної допомоги.

У мові ділових документів є такі словосполучення дієслівного типу, які багато разів використовуються в конкретній виробничій чи адміністративно-виробничій ситуації, зокрема: взяти за основу, взяти до уваги, взяти на себе обов’язок; зобов’язання, пропонувати до виконання тощо.

Особливо часто в діловому мовленні зустрічаються помилкові конструкції, зумовлені впливом російської мови у східних і південних реґіонах України та польської мови на заході України.

  Порівняйте:

Російська мова

Українська мова

благодарить (кого ?)

дякувати (кому ?)

причинить (что ?)

завдати (чого ?)

снабжать (чем ?)

постачати (що ?)

нуждаться (в чём ?)

потребувати (чого ?)

подражать (кому ?)

наслідувати (кого ?)

подготовиться к (чему ?)

підготуватися до (чого ?)

стремиться к (чему ?)

прагнути до (чого ?)

предупреждать о (об) (чём ?)

попереджувати про (що ?)

думать о(об) (чём ?)

думати про (що ?)

забота о (чём ?)

піклування про (що ?)

случилось по вине (кого ?)

трапилося з вини (кого ?)

 

Або “комусь залежить на чомусь…” замість “хтось зацікавлений у…”, “комусь важливо…”; “головно” замість нормативного “насамперед” або “передусім”.

  Контрольні питання:

  1. Які особливості притаманні офіційно-діловому стилю мовлення з точки зору синтаксису?
  2. Чи можете ви назвати декілька складних випадків з помилковими конструкціями, які зумовлені впливом російської, польської чи іншої мови?
  3. У чому полягає синтаксична особливість використання складних речень у діловому мовленні?
  4. Чим пояснюється часте використання в ділових паперах дієприкметникових і дієприслівникових зворотів?

5. УСТАЛЕНІ СЛОВОСПОЛУЧЕННЯ ДІЛОВОГО СТИЛЮ

У мові ділових паперів є досить обмежений за своїм складом і обсягом набір усталених словосполучень, покликаних обслуговувати адміністративно-виробничі ситуації, де вони часто повторюються. Це словосполучення типу взяти до уваги, довести до відома, взяти за основу, залишити нерозв’язаним, взяти на себе зобов’язаннята інші.

Серед цих стійких словосполучень є такі, що вживаються в схожих ситуаціях, але різняться своїм лексичним складом. Якщо зміст їх не конкретно-предметний, якщо словосполучення виконує роль своєрідної лексичної прокладки, містка для збереження цілісності змісту документа, то мимоволі виникає небезпека змішування близькозначних словосполучень, а це веде за собою зниження загального рівня документа. Так, наприклад, з двох близьких за значенням усталених словосполучень відігравати роль і мати значення складають одне неправильне відігравати (або грати) значення”. До того ж плутають грати роль - так можна сказати про гру актора й відігравати роль - брати участь у чомусь.

Особливо багато неточностей, а то й грубих помилок з’являється при некваліфікованому перекладі усталених словосполучень з російської мови на українську. Так, наприклад, быть на хорошем счету - бути на доброму рахунку замість мати добру славу (репутацію), во что бы то ни стало - у що б то не стало замість за всяку ціну, держаться в стороне - триматися в стороні замість бути осторонь, принимать участие - приймати участь замість брати участь тощо.

Контрольні завдання:

  1. Наведіть приклади декількох усталених словосполучень ділового стилю мовлення.
  2. Назвіть декілька близьких за значенням, але не рівнозначних усталених словосполучень.
  3. Наведіть приклади неточностей чи помилок у перекладі усталених словосполучень ділового стилю мовлення.

6. ПРАВОПИС ІМЕН І ПРІЗВИЩ У ДОКУМЕНТАХ

Ім’я. Наші імена - категорія змінна. Одна епоха відходила, надходила інша, а з нею інакша система найменувань, сформована, з одного боку, системою мови, а з іншого - юридичними нормами держави. У кожного народу існує своя специфіка найменувань, пов’язана з його історією, культурою, традиціями, віруваннями тощо.

Значний вплив на формування українських імен мала жива народна розмовна мова. Сучасна українська літературна мова має можливість користуватися значною кількістю імен, що серед них, як рівноправні офіційні імена, є й колишні розмовні варіанти імен із церковного календаря. Так, цілком рівноправні такі імена як Антон і Антін; Оверкій, Аверкій і Аверкіян; Єремія, Веремій і Ярема; Олександра, Олеся і Леся; Ксенія і Оксана; Ірина, Ярина, Орина й Орися та інші.

Наявність двох або й кількох варіантів офіційних імен може створити враження, що ці форми імен, а також неофіційні, розмовно-побутові їх форми начебто не розрізняються. Насправді ж це не так. Ці два типи імен слід чітко розрізняти, а зробити це можна за допомогою словників. Можна вибирати, наприклад, між іменами Ганна і Анна, але офіційним іменем не може бути ні Анюта, ні Нюся, ні Нюра, ні Аня.

По батькові. Серед усіх способів творення форми по батькові найпоширенішим на Україні був суфіксальний; серед суфіксів найпопулярнішим був суфікс - енко. Форми з цим суфіксом стали підставою для творення переважної більшості українських прізвищ на Наддніпрянщині. В архівних документах можна зустріти такі тричленні найменування “ім’я, по батькові, прізвище”: Дорош Дмитренко Горбаненко, Микита Григоренко Мураховщенко, Матвій Іваненко Шевченко та інші.

Проте це був не єдиний суфікс, яким утворювалися форми по батькові, були ще -ук(-юк) та -ів: Гринюк - син Гриня (Григорія), Федів - син Федора (Федя). Такі форми теж пізніше стали прізвищами.

Коли більша частина України опинилася у складі Росії, переписуючи кріпаків, рекрутів, укладаючи різні реєстри, царські писарі оформляли найменування українців по батькові уніфіковано, як у російській мові із суфіксом -вич. Старі форми на -енко ставали прізвищами.

Ім’я по батькові завжди було формою ввічливого звертання; це був почесний привілей вищих верств суспільства.

Для України це здавна засвідчена форма офіційного найменування людини. Так, у документі, датованому 1653 роком, згадуються гетьманські (тобто Богдана Хмельницького) посланники Герасим Яцкович та Павло Обрамович, Онтон Жданович та інші.

Протягом другої половини Х1Х століття формула “ім’я, по батькові, прізвище” поступово замінює всі інші, проникаючи дедалі глибше в середовище народу. У ХХ-ому столітті ця формула стає обов’язковою. У сучасному писемному тексті, коли виникає проблема вибору між ініціалами та повним ім’ям по батькові, слід пам’ятати, що повне ім’я по батькові ввічливіше, ніж ініціали.

Ініціали. Це початкові літери імені та по батькові (рідше прізвища). У цьому значенні на нашій території ініціали вживаються не більше трьохсот років. А взагалі явище скорочення одного з компонентів офіційного найменування дуже давнє: ще в Стародавньому Римі так скорочувалося перше ім’я, бо імен було всього 18 і здогадатися, що стоїть за тією чи іншою літерою було неважко: Л (Люцій), Г (Гай), М (Марк), П (Публій) та інші.

Серед східних слов’ян ім’я та по батькові чи не першими почали скорочувати кияни. Найчастіше такі скорочення траплялися у виданнях Печерської друкарні та в навчальній практиці Києво-Могилянської академії. Розповідають, що під час відвідин Київської друкарні Петро І звернув увагу на скорочене позначення найменувань і почав уживати їх сам. Ініціальні написання припали до вподоби людям, безпосередньо причетним до написання та переписування офіційних паперів, а згодом стали загальновідомими.

  1. Основні правописні правила вживання імен та по батькові:
  2. Лише на ім’я та прізвище (без по батькові) називають письменників, акторів, музикантів, політичних діячів у писемній формі (радіо, телебачення, прилюдний виступ письменника та ін.). У писемному мовленні можна вказувати ініціал імені П. Тичина, М. Рильський та ін.; а в усному офіційному Павло Грабовський, Наталя Ужвій, Оксана Петрусенко та ін. У приватному спілкуванні їх слід називати на ім’я та по батькові.
  3. При творенні чоловічих імен по батькові вживається суфікс -ович: Васильович, Семенович, Ігорович та інші.
  4. При творенні жіночих імен по батькові вживається суфікс -ївн(а), -івна: Горді ївна, Тимофіївна, Миколаївна, Кузьмівна та інші.
  5. У родовому відмінку жіночі імена по батькові мають закінчення -івн(и), -ївн(и): Марії Петрівни, Ольги Пилипівни (неправильно: Петрівної, Пилипівної).
  6. У давальному відмінку жіночі імена по батькові мають закінчення -івн(і), ївн(і): Марії Петрівні, Ользі Пилипівні (неправильно: Петрівній, Пилипівній).
  7. Деякі з імен по батькові випадають із загальних правил, їх слід просто запам’ятати: Григорій - Григорович, Григорівна; Сава - Савич (Савович), Савівна; Лука - Лукич, Луківна; Ілля - Ілліч, Іллівна; Микита - Микитович, Микитівна; Хома - Хомич, Хомівна; Кузьма - Кузьмич (Кузьмович), Кузьмівна; Микола - Миколайович, Миколаївна; Яків - Якович (Яковлевич), Яківна (Яковлівна).

Прізвище. Мовознавці вважають, що про термін “прізвище” у сучасному розумінні на Україні можна говорити, починаючи з тридцятих років ХІХ століття, коли на всій території, яку заселяли українці, вже діяли відповідні правила користування особовими найменуваннями, тобто коли вони вже певним чином усталилися.

Українські прізвища відзначаються надзвичайною строкатістю форми й змісту тих слів, від яких вони утворені. Чи не найоригінальніші серед них - козацькі прізвища: це складні (складені з двох частин) прізвища, перша основа в яких - форма наказового способу дієслова, друга - іменник: Убийвовк, Підіпригора, Деришапка та ін. Ці прізвища давало козакам січове товариство (власно кажучи, це були прізвиська, які пізніше ставали прізвищами).

Незалежно від того, коли виникло прізвище, від якого слова та яким способом воно утворене (діалектне чи просторічне, пісенне чи прозаїчне), усі вони рівні перед законом стилістично (бо всі вони на сьогодні стилістично нейтральні), хронологічно (бо всі вони сприймаються як сучасні, якими б давніми не були), юридично (бо всі вони вважаються офіційними найменуваннями й записуються в документах, незалежно від походження та значення їх основ). Слід при цьому мати на увазі, що орфографічні й фонетичні варіанти прізвищ вважаються окремими прізвищами й виконують свою юридично-правову функцію як окремі прізвища, а не як варіанти того самого прізвища: наприклад, Олексієнко, Алексієнко.

Часом викликає сумніви правопис подвійних прізвищ. Сучасні подвійні прізвища, які виникають як результат приєднання прізвища чоловіка до дівочого прізвища жінки, дозволяються українським законодавством, фіксуються в паспорті й стають офіційним найменуванням жінки, які не скорочуються й не спрощуються. Відмінюються такі подвійні жіночі прізвища за правилами, які діють стосовно кожної з його частин: Коваль-Косинської, Токаревої-Лутак, Литвиненко-Вольгемут та інші.

  1. Правила, яких слід дотримуватися при укладанні документів:

1. У виступах, у статтях, у листах, розмовах на першому місці завжди ставиться ім’я або ім’я та по батькові, а вже за ним прізвище. Ім’я та по батькові ставиться після прізвища лише в ділових паперах - у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.

2. Серед прізвищ, жіночих і чоловічих, є такі, що не відмінюються. Це прізвища Леле (колишній вигук), Півторадні (нетипове закінчення) та ін., псевдоніми Трублаїні, Вільде, Ле та ін., а також прізвища іншомовного походження з нетиповими для української мови закінченнями (Куінджі, Іоніді, Кодряну, Ге).

3. Усі чоловічі прізвища, які закінчуються на приголосний, відмінюються:
Чоловічі прізвища типу Андрухів (Андрійків, Василів, Васильків, Герасимів, Іванців, Яцьків та ін.) відмінюються за двома варіантами, причому обидва варіанти вважаються рівноправними та нормативними:

Н. Андрухів
Р. Андрухова Андрухіва
Д. Андрухову Андрухіву
Зн. Андрухова Андрухіва
Ор. Андруховим Андрухівим
М. при Андрухову Андрухіву

Чоловічі прізвища типу Ковалишин (Стефанишин, Яцишин, Федоришин, Якубишин та ін.) відмінюються за зразком:

Н. Ковалишин
Р. Ковалишина
Д. Ковалишину, Ковалишинові
Зн. Ковалишина
Ор. Ковалишиним
М. при Ковалишинові

Чоловічі прізвища типу Іваньо (Леньо, Павцьо, Бадзьо та ін.) відмінюються за зразком:

Н. Іваньо
Р. Іваня
Д. Іваню, Іваневі
Зн. Іваня
Ор. Іванем
М. при Іваню, Іваневі

Якщо чоловіче прізвище збігається з назвою професії, то виникає потреба розрізняти їх: у загальній назві при відмінюванні відбувається перестановка голосного й приголосного (швець - шевця, жнець - женця); у прізвищах така перестановка відсутня:

Швець - Швеця - Швецем
Жнець - Жнеця - Жнецем

У чоловічих прізвищах типу Муха, Солоха, Мишуга, Осика, Чайка, як і в загальних назвах цього типу, обов’язковим є чергування приголосних (Муха - Мусі, Солоха - Солосі, Осика - Осиці). Слід намагатися ставити ці прізвища в документах у вихідній формі (доцент Муха В.П.).

Переважна більшість прізвищ зберігає типове для загальних назв чергування –о, -е з і та нулем звука: Макогін - Макогона, Корінь - Кореня, Бурячок - Бурячка, Канівець - Канівця, Кравець - Кравця. Проте цілий ряд прізвищ відмінюється зі збереженням і: Кисіль - Кисіля, Куліш - Куліша, Сокіл - Сокіла, Чіп - Чіпа та ін.

У таких випадках укладачам документів слід прислухатися до вимог носіїв прізвищ.

Зберігається випадне о, е при відмінюванні таких прізвищ: Перець - Переця, Шершень - Шершеня, Щиголь - Щиголя, Пестель - Пестеля, Кикоть - Кикотя та ін.

Прізвища другої відміни (Мороз, Галас) завжди мають закінчення -а (-я),
навіть у тих випадках, коли ці самі загальні слова в родовому відмінку мають закінчення -у(-ю): Борща (борщу), Галаса (галасу), Мороза (морозу), Голода (голоду), Вітра (вітру) та ін.

Прізвища на -ар (-яр), утворені від назв професій, у родовому відмінку мають ті самі закінчення, що й загальновживані слова цього кореня: Кушнар - Кушнаря, Бондар - Бондаря, Крамар - Крамаря, Токар - Токаря, Дігтяр - Дігтяря та ін. Виняток із цього правила - прізвище Гончар: Гончара (назва професії - гончаря), а також прізвище Гайдар - Гайдара.

Якщо звертання складається із загального слова й прізвища, то в кличному відмінку ставиться загальне слово, а прізвище - лише у називному відмінку: громадянине, пане, добродію Коновалець.
 

4. Жіночі прізвища з кінцевим приголосним (Бондар, Волошин), з кінцевим –й (Бабій, Купрій) та з кінцевим (Коваленко, Гомоляко) не відмінюються. Жіночі прізвища на (-я) відмінюються або як прикметники, або як іменники:

Н. Лесева Мажуга
Р. Лесевої Мажуги
Д. Лесевій Мажузі
Зн. Лесеву Мажугу
Ор. Лесевою Мажугою
М. при Лесевій Мажузі
 

5. Якщо чоловіче прізвище за написанням і звучанням повністю збігається з назвами тварин і неживих предметів, то може так трапитися, що в офіційному документі таке прізвище викликатиме комічний ефект ( ... погодьте з тов. Левом, ...видано тов. Зайцю) і різко знизить стиль викладу. Щоб уникнути цього, такі прізвища слід уживати обов’язково в поєднанні з ім’ям, ім’ям по батькові, ініціалами, назвою посади, званням тощо (повідомлення проф. І.В. Сороки, здійснено головним інженером О.П. Дубиною, за розпорядженням директора заводу Криси С.М.). У практиці укладання документів можна зустрітися з невідмінюванням таких прізвищ, що є порушенням норми, хоч в окремих випадках таке порушення допускається, як от: М. Ге, К. Моне, Е. Мане.

Контрольні питання:

  1. Які серед запропонованих імен є варіантами офіційних, які офіційні, а які з них неофіційні (розмовно-побутові): Люся, Оверкій, Оксана, Петро, Лєна, Люда, Ксенія, Микола, Овер’ян, Людмила , Олена , Коля?
  2. За допомогою яких суфіксів утворюється форма по батькові?
  3. Які ви знаєте основні правила вживання імен та по батькові?
  4. Які з імен та по батькові випадають із загальних правил?
  5. Прізвища Панасенко, Опанасенко - варіанти одного прізвища, чи це різні прізвища?
  6. Як відмінюються подвійні прізвища?
  7. Яких правил слід дотримуватися при укладанні документів?

7. ГРАФІЧНІ СКОРОЧЕННЯ В ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТАХ

Під час роботи над діловими паперами не можна нехтувати основними правилами скорочення слів і словосполучень, які реґламентуються ДСТУ 3582 – 97. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила. – К.: Держстандарт України, 1998. – 52 с.

До найпоширеніших загальноприйнятих скорочень належать такі:

 

акад. – академік

пор. - порівняй, порівняйте

вид. – видання

обл. - область

див. – дивись

оз. - озеро

доц. – доцент

ім. - імені

проф. – професор

і т. д. - і так далі

р. - рік, річка

і под. - і подібне

рр. – роки

і т. ін. - і таке інше

с. - село, сторінка

та ін. - та інше

ст. - станція, століття

напр. - наприклад

т. – том

н.е. - нашої ери

тт. – томи

грн. - гривня

до н.е. - до нашої ери

о. - остров

Контрольні завдання:

  1. Наведіть приклади стандартних скорочень.
  2. Назвіть основні правила скорочення слів.
  3. Наведіть приклади найпоширеніших загальноприйнятих скорочень.

8. СУЧАСНІ ВИМОГИ ДО ГРАФІЧНОГО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Оформлення сторінки документа. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця - береги (поля). Берег з лівого боку - 35 мм, він використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається берег не менше 8 мм - це зберігає текст від пошкоджень. Потрібно мати на увазі, що праворуч рядки тексту закінчуються на неоднаковій відстані від краю аркуша, оскільки в ділових паперах, як правило, уникають переносу слів. Проте лінія правого берега не повинна бути аж надто ламаною.

Берег верхнього краю сторінки - 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода.

Берег нижнього краю сторінки не повинен бути меншим, ніж 19 мм для аркушів формату А4 (210 х 297 мм), для аркушів формату А5 (148 х 210 мм) - 16 мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Окрім них там має бути не менше двох рядків тексту.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, а друга й наступні сторінки друкуються на чистих аркушах паперу. Аркуші повинні мати той самий розмір і папір того ж самого ґатунку, що й папір, на якому надруковано бланк.

Нумерація сторінок. У документах, які оформляються на двох і більше аркушах паперу не нумерується тільки перший аркуш, решта нумеруються.

При вміщенні документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від верхнього краю арабськими цифрами без слова ”сторінка” і пунктуаційних знаків (неправильно: - 5 - , 10.).

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються в правому верхньому кутку, парні - у лівому верхньому кутку аркуша.

Членування тексту. Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін.

Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної побудови ділового документа. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики й призначення.

Найпростіша рубрикація - поділ на уступи (абзаци). Уступ - це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Словом “уступ” позначається також частина тексту між двома такими відступами.

Уступ вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою. Часом уступ може складатися з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення, а також охоплювати групу речень, які послідовно розкривають складну думку. Проте в усіх випадках уступ повинен бути внутрішньо замкненою смисловою цілістю, бо інакше процес читання й опрацювання документа значно затруднюється.

Нумерація частин тексту. Це числове (а також буквове) позначення послідовності розташування складових частин тексту. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту. Існує дві системи нумерації: традиційна й нова. Традиційна базується на використанні різних типів позначок - римських та арабських цифр, великих літер, поєднуваних з уступами. Нова використовує лише арабські цифри, розміщені в певній послідовності.

У традиційній системі нумерація може доповнювати уступне членування тексту (при перерахуванні тез, пунктів, правил) і застосовуватися також у середині уступів. Вибір того чи іншого варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу. У простіших випадках використовуються тільки однотипні знаки - звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного характеру часто вимагають застосування комбінованих способів уступного членування та нумераціі.

При використанні знаків різних типів система цифрового й буквового позначення має будуватися за зростаючою ознакою:

Як правило, великими літерами користуються рідко; значні за обсягом частини тексту нумеруються найчастіше римськими цифрами; підрозділи арабськими, пункти у середині розділів - малими літерами.

Більші за уступ рубрики можуть набувати й словесних найменувань (параграф (§), розділ, частина та ін.), які теж нумеруються. Тут діють такі правила:

Традиційна система рубрикацій майже неможлива без заголовків. При виборі та оцінці заголовків враховуються такі вимоги: заголовок має точно відповідати змістові документа або його частини; бути логічно повноцінним - недвозначним і несуперечливим; бути, якщо це можливо, найкоротшим.

Нова система нумерації широко застосовується в науково-технічній літературі й у діловодстві. Це чисто цифрова система нумерації частин тексту. Вона дає змогу обходитися без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) і без заголовків до частин тексту.

Базується ця система на таких правилах:

·        кожна складова частина тексту, яка відповідає поняттям “частина”, “розділ”, “пункт”, “підпункт”, одержує свій номер;

·        номери позначаються лише арабськими цифрами;

·        після кожної цифри ставиться крапка;

·        номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу: так, розділи нумеруються 1., 2., 3. (це - перший, другий, третій); підрозділи - 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого розділу, другий підрозділ першого розділу, третій підрозділ першого розділу); пункти нумеруються так: 1.1.2.; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу; другий пункт першого підрозділу третього розділу);

·        номери найбільших за обсягом частин тексту - перший, найвищий ступінь поділу, складається з однієї цифри ( 1.);

·        на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2.);

·        на третьому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з трьох цифр ( 1.3.5.) і т. д.

Контрольні питання:

  1. Які існують нормативи оформлення сторінки?
  2. Які правила нумерації сторінок?
  3. Що таке рубрикація тексту?
  4. Для чого необхідно ділити текст на уступи?
  5. Чим різняться традиційна й нова система нумерації частин тексту?
  6. Яких вимог слід дотримуватися при традиційній системі нумерації частин тексту?
  7. Яких вимог необхідно дотримуватися при новій системі нумерації частин тексту?

9. ЗРАЗКИ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ І ВИМОГИ ДО НИХ 

9.1. Т А Б Л И Ц І

Таблиця містить перелік цифрових даних і є наочною формою висвітлення фактичного матеріалу. Вона має відзначатися компактністю. Повідомлення в таблиці подають статично.

Заголовки мають бути короткими й відбивати зміст. Пишуться вони з великої літери. Розділові знаки (крапка й двокрапка) у кінці заголовків і підзаголовків не ставляться.

Слово “Таблиця” зазначають один раз, праворуч. Знак № не вживається (Таблиця 2). При переносі на наступну сторінку пишеться “Продовження таблиці 1” чи “Продовження табл.”.

Графа “Номер по порядку” (на думку авторів краще вживати питоме українське “Чергове число” , як це рекомендує видання “Російсько-український фразеологічний словник: Фразеологія ділової мови” / Укл. В.Підмогильний, Є.Плужник. – К., 1927 (перевид. 1993). Номер по порядку вводиться лише тоді, коли є посилання на певні компоненти. Знак № не подвоюється, а пишеться так: № п/п.

Графи заповнюються відповідними даними. Класи цифр у графах таблиць повинні розташовуватись у колонці один під одним. При повторюванні заміняти цифри “лапками” не дозволяється. Це ж стосується й знака відсотка, номерів позначень матеріалів тощо.

Зразок таблиці:

Офісне устаткування


 

Ч/ч

Найменування

Кількість

Ціна за одиницю

1

Комп’ютер “Пентіум”

4

2550 грн.

2

Принтер “Epson LX-300”

2

480 грн.

3

Телевізор “Електрон”

1

580 грн.

9.2. О Г О Л О Ш Е Н Н Я

Оголошення – один з найпоширеніших видів документів, з яким ми зустрічаємося практично щодня й на кожному кроці, починаючи від зупинки міського транспорту до будь-якої газети.

Щоб повідомити про якісь події, справи, заходи велику кількість людей, яких немає можливості чи потреби спеціально збирати, використовують оголошення. За формою вони бувають писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До цього виду ділових паперів зараховують також афіші.

В оголошенні необхідно виділити заголовок, указати дату, час і місце проведення заходу, про який оголошується. Думка висловлюється стисло, дата та окремі найважливіші слова виділяються звичайно різними шрифтами, більшими літерами або іншими кольорами.

!!! Примітка

Не слід користуватися в оголошеннях словом “об’ява”, бо воно належить до розмовного, неофіційного стилю.

 

Зразок оголошення:

 

 


О Г О Л О Ш Е Н Н Я

9. 03. 1999 року в актовому залі головного корпусу Харківського державного політехнічного університету відбудеться вечір, присвячений пам’яті великого поета України Тараса Шевченка.

У програмі вечора: 

  1. Урочиста частина. 
  2. Святковий концерт. 

Початок вечора о 18 годині.

Кафедра української та російської мов ХДПУ

9.3. Т Е Л Е Г Р АМ А

Якщо треба про щось терміново повідомити якусь особу чи установу, посилають телеграму.

Телеграми бувають звичайні, поздоровчі, термінові, урядові та міжнародні.

Телеграма має бути максимально лаконічною. У тексті телеграми, як правило, не вживаються сполучники, прийменники, займенники, розділові знаки, але за умови, що зміст буде зрозумілий. Коли розділові знаки пропустити не можна, їх записують скорочено малими літерами (“крпк”, “км”, “лпк”) або повністю словами. Знаки №, - (мінус), + (плюс), 0 пишуться словами. У фототелеграмах і телефаксах подібні застереження зайві.

Телеграма пишеться на друкарській машинці великими літерами із двома інтервалами між рядками та двома інтервалами між словами. Текст від адреси відокремлюється трьома інтервалами. Текст пишеться без абзаців, переносів і нових рядків. Цифри в телеграмі пишуться словами.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту. Службові телеграми пишуть у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв’язку, а другий (копію) підшивають до справи.

У випадку, коли службові телеграми надсилають службові особи, що знаходяться у відрядженні, під рискою відправник зазначають, крім власного прізвища ще й посаду, ким та яким номером йому видано посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце та дату, де й коли йому видано паспорт.
  

Зразок телеграми:

 

Т Е Л Е Г Р А М А

Харків 38 Воровського 18 кв 1 Єгорову Євгену Леонідовичу

ЗУСТРІЧАЙТЕ ХАРКОВІ НЕДІЛЮ СЬОМІЙ РАНКУ ПОТЯГ ДВІСТІ ТРИНАДЦЯТЬ ВАГОН ШІСТЬ

СЕРГІЙ

79018 Львів Ясна 18 Оплачко Сергій Костянтинович

!!! Примітка:

9.4. З А Я В А

Заява (проста чи вмотивована) - це усне або письмове офіційне повідомлення, ствердження або якесь прохання. Вони бувають найрізноманітніших типів: від тих, що стосуються особистих питань, до заяв уряду.

Щоб полегшити й прискорити розгляд заяв, існує певна усталеність, трафаретність в їхньому оформленні. Так, у заяві не можна писати в одному рядку кому адресоване прохання й від кого воно.

Початок кожної заяви оформлюють трьома частинами: на першому місці, вгорі, з середини аркуша пишеться кому адресовано заяву; на другому, починаючи також з середини аркуша, з нового рядка - від кого; на третьому, посередині нового рядка - слово “Заява” (без лапок і крапки). Нижче, через рядок, пишуть текст заяви. У кінці, з лівого боку через рядок ставлять дату, а на настуному рядку справа підписується особа, від якої подано заяву.



 
  

Зразок заяви:

 

 

Ректорові 
Харківського державного
політехнічного університету
проф. Товажнянському Л.Л.
Нємчєнкова Дмитра Юрійовича,
що мешкає: м. Харків, вул.Л.Пастера,
буд. 14, кв. 283

 
З а я в а

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на економічний факультет за спеціальністю: Менеджмент організацій – 1.2

До заяви додаю:

  1. Чотири фотокартки. 
  2. Медичну довідку про стан здоров’я. 
  3. Атестат про середню освіту, виданий 19 червня 1999 року Харківською середньою школою № 157 Серія ХА11352643. 
  4. Копію довідки податкової інспекції з ідентифікаційним кодом. 

 

20 липня 1999 р. 


/підпис/ Д.Ю. Нємчєнков

!!!Примітка

 

9.5. Д О Р У Ч Е Н Н Я

Доручення - це письмове уповноваження когось на виконання певних юридичних дій. Цей документ видається керівником установи або організації певній особі чи однією особою іншій.

Доручення бувають службові та особисті.
Види доручень:

1.     на ведення судових справ;

2.     на продаж будинку;

3.     на ведення спадкової справи й на одержання свідоцтва на право успадкування;

4.     на одержання грошей, зокрема, за поштовими та телеграфними переказами;

5.     на одержання державної допомоги;

6.     на одержання внеску з ощадного банку та ін.;

У дорученні обов’язково має зазначатися:

1.     прізвище, ім’я та по батькові й місце проживання того, хто доручає, а якщо він діє від імені юридичної особи, також посада та назва юридичної особи;

2.     точне зазначення характеру доручених дій (одержання грошей чи інших матеріальних цінностей, ведення справи тощо);

3.     термін дії доручення;

4.     право передоручення іншій особі, якщо воно надається;

5.     дата видачі доручення;

6.     підпис особи, яка доручає.

!!! Примітка

 

Зразок особистого доручення:

 

Д О Р У Ч Е Н Н Я

Я, Мурга Микола Васильович, доручаю Голущаповій Лілії Мечиславівні одержати в касира інструментального цеху належну мені заробітну плату за жовтень 1999 року.

Доручення дійсне до 4 листопада 1999 року.

6.08.1999 р.

(підпис) М.В. Мурга

Засвідчення:

 

Підпис інженера інструментального цеху Мурги М.В. засвідчую.

Начальник інструментального цеху
7. 08.1999 р.


(Підпис) В. Бучацький

 

Зразок офіційного разового доручення:

 

Доручення дійсне до ________________________
Управління виробничо-технологічної комплектації
тресту “Харківметробуд”, Харків,вул.Клочківська,1
Рахунок № 0005760 у Фрунзенському відділенні
банку “Грант” м. Харкова.

 

Доручення № 21

__(Дата)______1998р.
Видане старшому експедиторові управління
Ліннику Андрію Анатолійовичу
Паспорт: Серія ______ № _______________
Виданий _____________________________

 

На одержання в господарському управлінні товарно-матеріальних цінностей за нарядом № 136 ___________________________________ 1998 р.

(далі надається перелік товарно-матеріальних цінностей)

Підпис А.А.Лінника засвідчуємо:

Начальник управління

Головний бухгалтер

Є.Л.Єгоров

Н.М.Гапонова

 

Зразок загального доручення:

 

Д О Р У Ч Е Н Н Я

Місто Нова Водолага, двадцять шостого вересня
тисяча дев’ятсот дев’яносто восьмого року

Я, гр. Надьон Михайло Федорович, що мешкаю в м. Нова Водолага, вул. Комарова, буд. 14, кв. 41, доручаю гр. Матюшенко Ірині Михайлівні, що мешкає в м. Нова Водолага по вул. Шкільній, буд. 2, кв. 3, продати будинок, який є моєю власністю, в селі Веселе, Нововодолазького району, Харківської області, по вул. Харківській під номером 15, за ціну й на умовах, які будуть доцільні на її розсуд, одержувати всі необхідні довідки та документи, подавати від мого імені заяви, підписати угоду на купівлю-продаж, одержати за проданий будинок гроші, розписатися за мене й виконувати всі дії, пов’язані з виконанням цього доручення.

Доручення видано строком на ТРИ РОКИ та дійсне до двадцять шостого вересня дві тисячі першого року.

Підпис (того, хто доручає)

«26» вересня 1998 року це доручення посвідчене мною, Носачем Ю.М., секретарем виконкому Нововодолазької міської ради народних депутатів. Доручення підписане гр. Надьоном Михайлом Федоровичем у моїй присутності, особа його встановлена, дієздатність перевірена.

Гербова печатка виконкому 

Зареєстровано в реєстрі за № 256/98

Стягнуто державного мита _______

Секретар

А.П. Чуйкова

 

Взірець доручення на ведення судових справ:

 

 

 

Д О Р У Ч Е Н Н Я

Місто Люботин, двадцять третього липня
тисяча дев’ятсот дев’яносто дев’ятого року

Я, гр. Глухота Юрій Олександрович, що мешкаю в м. Люботин, 
вул. Миру № 9, цим дорученням уповноважую гр. Тертичнікову Тетяну Олександрівну, що мешкає в м. Харкові, вул. Космічна № 7, кв. 5, вести мої судові справи в усіх судових установах, з усіма правами, що надані законом позовачу, відповідачу, третім особам, у тому числі з правом повної або часткової відмови від позовних вимог, визнання позову, укладення мирової угоди, оскарження рішення суду, подачі виконавчого листа до стягнення, одержання присудженого майна або грошей.

Доручення видано строком на ТРИ РОКИ та дійсне до двадцять третього липня дві тисячі другого року.

Підпис (того, хто доручає)

“23” липня 1997 року це доручення посвідчено мною, Карнаух О.М., державним нотаріусом Другої Харківського району державної нотаріальної контори.

Доручення підписане гр. Глухотою Юрієм Олександровичем у моїй присутності. Особу його встановлено, дієздатність перевірено.

Зареєстровано в реєстрі за № 2 - 1672
Стягнуто державного мита - 0, 34 коп. внесено до Ощадбанку

ДЕРЖАВНИЙ НОТАРІУС (підпис) 

Печатка

9.6. Р О З П И С К А

Розписка - це документ, що підтверджує певну дію (наприклад, одержання грошей, документів або матеріальних цінностей від установи чи від іншої особи). У розписці потрібно писати заголовок (Розписка), хто й від кого одержав (посада, прізвище, ім’я та по батькові), що саме, для чого та на якій підставі одержав, підпис особи, що видала розписку.

Суму в розписці спочатку пишуть цифрами, а в дужках словами. Ніяких виправлень або підчищень у розписці не повинно бути. Розписка пишеться тільки в одному примірнику.

Якщо розписка пишеться на велику суму, то в ній зазначається адреса, номер і серія паспорта того, хто одержав гроші чи цінності. Підпис особи, що дає розписку, засвідчується нотаріусом.

!!! Примітка

 

Зразок розписки.

 

Р о з п и с к а

Я, Гаврюшенко Любов Миколаївна, одержала від Денисенка Петра Івановича 23 (двадцять три) гривні. Зобов’язуюсь вказану суму повернути 10 вересня 1999 року.

3 червня 1999 року.

(Підпис)

 

Зразок розписки.

 

Р о з п и с к а

Видана мною, інженером цеху № 2 Об’єднання “Хартрон” Клименком Іваном Олександровичем, мешкаю за адресою: 310172, м. Харків, вул. Шарикова, буд. 157, кв. 99 (Паспорт: Серія – МН, номер 375442, виданий 22 серпня 1998 року Орджонікідзевським РВХМУУМВС України в Харківській обл.) у тому, що я позичив у майстра цеху № 2 цього ж Об’єднання Перепелиці Олени Миколаївни 400 (чотириста) гривень, які зобов’язуюсь повернути до 25. 10. 99 року.

25. 04. 99 р. 

(Підпис)

“25” квітня 1999 року цю розписку засвідчено мною, Петренко І.І., державним нотаріусом Державної нотаріальної контори № 1 м. Харкова. Розписку підписано гр. Клименком Іваном Олександровичем у моїй присутності. Особу його встановлено, дієздатність перевірено.

Зареєстровано в реєстрі за № 4/1521
Стягнуто держмита – 0,34 коп. внесено до Ощадбанку.
ДЕРЖАВНИЙ НОТАРІУС      (Підпис) 

(П е ч а т к а)

 

Зразок розписки.

 

_______________________(назва вузу)___________________

РОЗПИСКА № ___ ___________(за реєстраційним журналом) ____________

Про прийняття документів на ф-т _____________________________________

за спеціальністю ___________________________________________________

від______________________(прізвище,ім’я,по батькові)__________________

Прийнято документи:

  1. Заява. 
  2. Чотири фотокартки. 
  3. Медична довідка № ___ . 
  4. Направлення підприємства. 
  5. Витяг із трудової книжки. 
  6. Атестат, диплом № ___ від «___» ______________ 19__ р. 
  7. Додаток до атестата, диплома № ____ . 
  8. Довідка з підготовчих курсів № _____ . 
  9. Екзаменаційний лист № ____ . 
  10. _________________________________ 
  11. _________________________________ 
  12. _________________________________ 

Прийняв секретар приймальної комісії: (прізвище, ініціали)________ (підпис)_
 

«___» ___________ 19__ р.

Печатка

У разі втрати розписки абітурієнт повинен негайно заявити про це в приймальну комісію.

9.7. АКТ

Акт - це узагальнена назва документів, що мають правове значення й оформлені в установленому порядку. Акти бувають законодавчі (містять рішення, втілені у формі законів, указів, постанов) і адміністративні (складаються для підтвердження фактів, пов’язаних з діяльністю установ, організацій і підприємств).

Деякі адміністративні акти (як, наприклад, акти інвентаризації чи акти про прийом матеріальних цінностей) служать бухгалтерськими документами.

Незважаючи на те, що акти складаються з далеко не однакових приводів і причин, їх текст мусить мати дві частини: вступну й констатуючу. У вступній частині вказуються підстави для складання акта, перераховуються ті особи, що його складали, а також ті, хто був присутній при його складанні. У констатуючій частині викладаються мета й завдання акта, сутність і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки. Оскільки в констатуючій частині можуть бути повторювані відомості, її можна оформити й у вигляді таблиці.

Обов’язкові реквізити:
 

1. Назва установи.

6. Заголовок.

2. Гриф затвердження.

7. Текст.

3. Назва виду документа.

8. Підписи.

4. Номер.

9. Дата;

5. Місце складання.

10. Печатка.

!!! Примітка:

 

Зразок акту:

 

 
АКТ

Одинадцятого квітня тисяча дев’ятсот дев’яносто дев’ятого року складено цей акт комісією в складі голови кооперативу Проціва П.М., співробітників Малія В.М., Бука А.А. про те, що колишній завідувач ігорного комплексу Харлов Ю.П. здав, а новопризначений завідувач цього комплексу Панченко О.М. прийняв такі матеріальні цінності:

1. Телевізор “Електрон” – 9 (дев’ять) шт., інв №№ ...;

2. Комп’ютер “Пентіум – 150” – 9 (дев’ять) шт., інв №№ ...;

3 Телефонний апарат – 2 (два) шт., інв №№ ....

Усе зазначене передано в повному порядку й придатне до користування.

Здав (підпис) 

Члени комісії: (підписи)

Прийняв (підпис)
 

 

Зразок акту:

 

Міністерство промисловості 
б у д і в е л ь н и х матеріалів 
України 
Г о л о в н е у п р а в л і н н я 
азбестоцементної промисловості

З а т в е р д ж у ю
Заступник міністра
О.О. Парамонов
22 жовтня 1999 р.

АКТ

22.10.99р. № ______
місто Х а р к і в
Встановлення продуктивності потоково-
механізованої технологічної лінії з вироб-
ництва азбестоцементних волокнистих
листів

Підстава:

наказ Міністра промисловості будівельних
матеріалів України від 10.09.1999 р. № 211

Складений комісією:
Голова:
Члени комісії:
 

Присутні:


головний технолог управління Н.П. Панко
керівник лабораторії технології листових
матеріалів НДІ проектазбесту В.В. Кузь,
ст. інженер лабораторії С.М. Григоренко.
головний інженер Харківського комбінату
С.В.Волошенко, директор заводу В.В.Крон

У період з 10.09.99 р. до 22.10.99 р. комісія визначила фактичну продуктивність технологічної лінії та якість азбестоцементних волокнистих листів, що випускаються на заводі № 3.

Для уточнення продуктивності лінії й визначення якості продукції, комісія розглянула такі матеріали:

  1. Результати роботи лінії за І – ІІІ квартал 1999 р. 
  2. Фізико-механічні дані. 
  3. Відомості про роботу технологічної лінії за весь період експлуатації. 

Базуючись на аналізі поданих матеріалів і результатах роботи технологічної лінії заводу № 3, комісія визначила продуктивність лінії за одну годину 4000 листів, що відповідає річній потужності 30 млн. листів.

Комісія пропонує встановити потужність технологічної лінії в обсязі 30 млн. листів на рік.

Акт складено в трьох примірниках:

1-ий примірник - Головазбесту МПБМ України;

2-ий примірник - НДІ проектазбесту;

3-ій примірник - заводу № 3.

Голова комісії 
Члени комісії: 

Н.П. Панко
В.В. Кузь
С.М. Григоренко

9.8. ДОВІДКА

Довідка – це вид ділового документа, що посвідчує факти біографічного та службового характеру з життя й діяльності окремих громадян (осіб) і видається на їх вимогу.

За змістом довідки поділяються на особисті та службові.

Особиста довідка повинна мати такі реквізити:

  1. Найменування міністерства чи відомства.
  2. Назва установи, організації, підприємства, що видають довідку.
  3. Адресат.
  4. Індекс підприємства зв’язку, поштова адреса.
  5. Назва документа (заголовок).
  6. Дата й номер довідки.
  7. Зміст (текст довідки), в якому вказується назва організації або прізвище, ім’я по батькові особи, якій видається довідка.
  8. Підписи службових осіб, печатка.

Довідки особистого характеру можуть просто підтверджувати той чи інший факт або мати цільове призначення, яке вказують у кінці тексту (Довідку видано для подання …).

!!! Примітка:

 

Зразок довідки:

 

Орджонікідзевський р-н м. 
ЖЕУ № 157
12 травня 1999 р.
№ ______________

Харків
 
 

ДОВІДКА

Громадянин Панченко О.М. мешкає в місті Харкові з 10 вересня 1980 року за адресою: вул. Зубарєва, буд.212, кв.124.

Займає загальну житлову площу – 24 кв. метри.

Довідка видана для подання в Орджонікідзевський райвиконком для постановки на квартирний облік.

Начальник ЖЕК № 157 
 

(підпис) О.А.Яницький

(печатка)

 

Зразок довідки:

 

УКРАЇНА
Державна податкова адміністрація України
ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА ІНСПЕКЦІЯ 
В ОРДЖОНІКІДЗЕВСЬКОМУ РАЙОНІ
м. Харкова
310007, м. Харків, вул. Бекетова 1. Тел. 93 – 00 – 27

ДОВІДКА № 1801

про присвоєння ідентифікаційного номера

ДПІ в Орджонікідзевському районі м. Харкова повідомляє, що Крилов Костянтин Володимирович одержав(ла) ідентифікаційний номер 201381846, наданий Державною податковою адміністрацією України, згідно з даними, заповненими ним (нею) в обліковій картці.

Дата занесення до Державного реєстру фізичних осіб – 21/07/1999.

Довідку видано для подання в органи державної реєстрації, установи банків та інші.

М. П. (підпис)
 

(прізвище та ініціали начальника відділу 
Державного реєстру фізичних осіб)
(дата видачі довідки)

9.9. ЗВІТ

Звіт – це документ, в якому в письмовій формі надається повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають текстові та цифрові (статистичні).

Звіти повинні мати чітку побудову, логічну послідовність викладу матеріалу, переконливу арґументацію, точність і логічність формулювань, які б виключали можливість суб’єктивного тлумачення, конкретний виклад результатів роботи, доказовість висновків і рекомендацій.

Текстові звіти – це, як правило, звіти про виконання роботи за певний період часу. Вони викладаються на папері послідовно: за пунктами виконаних планових завдань. У кінці звіту даються пояснення причин повного чи часткового невиконання певної роботи (у випадку, якщо таке невиконання є) та викладаються перспективи його виконання з перерахуванням усіх необхідних заходів. Якщо звіти не виходять за межі структурного підрозділу, то печатка та штамп установи не ставляться.

Звіт повинен містити такі реквізити:

  1. Назва установи, організації, підприємства, про роботу яких звітують.
  2. Назва документа.
  3. Заголовок (про що та за який період часу).
  4. Текст звіту:
  5. Дата складання звіту й індекс документа за номенклатурою (якщо є).
  6. Підпис особи, що склала звіт.
  7. Печатка.

Підпис і дата затвердження (праворуч угорі першої сторінки (якщо це необхідно).

Звіти про виконання разових завдань і доручень відрізняються від періодичних звітів тим, що не затверджуються; їх адресують керівникам, від яких було одержано завдання.

Такі звіти повинні містити:

  1. Назву посади та прізвище керівника (у давальному відмінку).
  2. Назву документа.
  3. Заголовок (про що та за який період часу).
  4. Вступна частина повинна починатися посиланням на одержане завдання: “У відповідності з Вашим дорученням від …”, “За Вашим завданням …”;

5.      

  1. Дата й індекс.
  2. Підпис автора із зазначенням посади та прізвища.

 

Зразок звіту:

 

Харківське акціонерне товариство “Крок”

ЗВІТ
про роботу 4-ї дільниці цеху А – 2 
за ІІІ-й квартал 1999 р.

Згідно з наказом директора АТ “Крок” про перевірку водопостачального обладнання № ___ від “__ “ __________ було виконано повний обсяг робіт з перевіри та підготовки водопостачальної системи до осінньо-зимового сезону.

Роботи проводились за графіком, узгодженим з головним інженером (прізвище, ім’я та по батькові).

Під час виконання роботи було замінено ___ метрів труб охолоджувальної системи дільниці.

Водопостачальна система дільниці повністю готова до безперебійної роботи в осінньо-зимовий період.

29 вересня 1999 р.

Майстер 4-ї дільниці цеху А- 2

(підпис) Розшифрування


!!! Примітка:

Зовнішнє оформлення:

9.10. ЗАПРОШЕННЯ

При організації вечорів, святкових зустрічей, конференцій, з’їздів та інших заходів прийнято запрошувати на них гостей або учасників. Запрошення заздалегідь висилають або вручають особисто. У ньому має бути зазначено: кому воно надсилається, куди запрошується ця особа, на котру годину, за якою адресою, хто її запрошує, а також може бути висловлене якесь прохання (наприклад, виступити з доповіддю, підготувати номер концертної програми тощо).

Запрошення бувають ділового й приватного характеру. Приватні запрошення можуть мати довільну форму, але повинні містити всю необхідну інформацію.
 

Зразок ділового запрошення:

Вельмишановний Ярославе Петровичу!

Запрошуємо Вас прийняти участь у міжнародній науково-методичній конференції: “Гуманізація вищої освіти та виховної роботи”.

Ваша заява й тези прийняті. Доповідь включено до секції № 10: “Соціолінгвістика: стан, проблеми, перспективи”.

Програму конференції Ви зможете отримати на пленарному засіданні, яке відбудеться 10 лютого 1999 року о 10.00 за адресою:
310002, м. Харків, вул. Фрунзе, 21, ХДПУ, Велика фізична ауд, корп. У-2.

Реєстрація учасників 8 – 9 лютого , а також 10 лютого до 10 години.
Телефони для довідок: (0572) 40 – 02 – 28, 40 – 00 – 15.

Організаційний комітет.

 

Зразок приватного запрошення:

Дорогі Оленко та Романе!

Просимо Вас до нас на весілля, яке відбудеться 2 липня 1999 року за адресою: Харків, вул. Миру, 35, кафе “Мрія”. 

Урочиста реєстрація о 12 годині в “Палаці щастя”.

Наречені Галина та Василь.

!!! Примітка:

9.11. ПРОТОКОЛ

Протокол – це документ, в якому фіксується послідовний хід і результати роботи колегіальних органів, а також різноманітних нарад, засідань, зборів, обговорень та ін.

У протоколі зазначається порядковий номер, назва організації чи підприємства, дата, список присутніх або їх кількість, порядок денний (питання, посади, прізвища та ініціали доповідачів), короткий зміст доповідей, посади та прізвища промовців і короткий зміст їхніх виступів, ухвали з кожного питання, підпис голови та секретаря.

Протоколи бувають прості та докладні. У простому протоколі зазначається лише номер, дата, назва організації, кількість присутніх, склад президії, порядок денний. Під рубрикою “слухали” – назва питання, хто висловився, а після рубрики “ухвалили” – стисло сформульоване рішення або поширена резолюція.

У докладний протокол заносяться також питання, які ставилися доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Питання порядку денного в протоколі формулюються в називному, а не в знахідному відмінку, наприклад: “Обговорення та затвердження плану роботи…” (форма “Про обговорення та затвердження плану роботи…” не рекомендується).

Жанр виступу (“доповідь”, “пропозиція”, “реферат” та ін.) посада, прізвище й ініціали доповідача називаються після формулювання питання, наприклад: “Робота науково-методичного семінару кафедри. Доповідь ученого секретаря Кузьменка А.А.”.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ будується за традиційною схемою: слухали – виступили – ухвалили.

Під рубрикою “слухали” вказуються посада, прізвище й ініціали доповідача, тема доповіді (повідомлення) і викладається основний зміст доповіді або зазначається, що текст її додається. Так само оформляється розділ “виступили”. Питання, що ставляться на зборах до промовців, теж записують у протокол у формі прямої мови.

Розділ “ухвалили” містить виклад прийнятого рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції.

Резолюція – це документ, який фіксує ухвалу, постанову, прийняту з’їздом, зборами, конференцією тощо в результаті обговорення поставлених питань. Резолюція складається з двох частин: констатуючої та резолюційної. У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання, зазначають досягнення та недоліки, а в резолюційній – заходи, спрямовані на виконання завдань. Дуже великі за обсягом резолюції пишуться окремо й додаються до протоколу (у дужках зазначається: рішення додається).

Слово “резолюція” вживається й з іншим значенням: напис службової особи на заяві, доповідній записці, ділових паперах, в якому міститься коротке рішення з приводу викладених у цих документах питань.

Особливу думку з приводу прийнятої ухвали учасник засідання може викласти на окремому аркуші, який додається до матеріалів протоколу та підписати його. Зміст особливої думки записується в протокол після запису відповідної ухвали.

Результати голосування стосовно кожної кандидатури записуються таким чином: 1. за Шеремета В.В. подано 58 голосів, проти – 0, утримався – 1.
 
 
 

Зразок протоколу:

 

 

ПРОТОКОЛ № 3
загальних зборів Товариства української мови
імені Т.Шевченка “Просвіта” філологічного факультету ХДУ
від 18 лютого 1999 року

Усього членів Товариства – 75
Присутні – 68 (реєстраційний листок додається)
Голова – (прізвище та ініціали)
Секретар – (прізвище та ініціали)

Порядок денний:

  1. Інформація про підготовку до святкування Шевченківських днів (виступ голови культмасової комісії Вірютіної Л.М.). 
  2. Завдання Товариства з приводу видання науково-методичних посібників українською мовою (доповідь голови Товариства Солдат Г.Г.). 

Слухали: 1. Інформацію голови культмасової комісії Вірютіної Л.М. про підготовку до святкування Шевченківських днів.

Зокрема, було визначено, що передбачається провести такі заходи: конкурс на краще читання поезії Т.Шевченка, вечір “Думи Кобзаря”, підготувати тематичний випуск стіннівки та концертна програма для публічних виступів.

Виступили: Члени Товариства Криволапов І.М., Крилов К.В., які підтримали пропозиції Вірютіної Л.М. та спинилися на деяких конкретних питаннях (фінансування заходів, підготовка оголошень і т.п.).

Ухвалили:

  1. Інформацію Вірютіної Л.М. взяти до уваги. 
  2. Доручити Криволапову І.М. підготовку оголошень. 
  3. Крилову К.В. доручити роботу над оформленням стіннівки. 

Слухали: 2. Доповідь голови Товариства Солдат Г.Г. про завдання з приводу видання науково-методичних посібників українською мовою (текст доповіді додається).

Виступили:

  1. Член Товариства Приймак В.М., що сказав ... 
  2. Голова мовної комісії Загорулько П.І., який поінформував… 
  3. Член Товариства Гладиш В.Б. звернув увагу на проблему … 

Ухвалили: Схвалити з внесеними поправками резолюцію зборів (текст резолюції додається).

Голова зборів
Секретар

(Підпис)
(Підпис)

!!! Примітка:

9.12. ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ

Витяг із документів – один з наймасовіших видів документів, який являє собою частину протоколу (документа). Він надсилається чи передається окремим особам або підприємствам (на їхню вимогу) і містить: номер відповідного документа, назву органу, засідання, наради, дату, порядок денний і текст з якогось одного чи декількох питань, що розглядалися.

Реквізити:

  1. Назва виду документа.
  2. Номер протоколу.
  3. Заголовок протоколу.
  4. Дата протоколу.
  5. Текст витягу.
  6. Дата видачі витягу з протоколу.
  7. Підписи секретаря та голови засідання.
  8. Печатка.

Зразок витягу з протоколу:


ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 12

Засідання ради трудового колективу АТП “Комунальник”

від 11 липня 1999 року

Слухали: заяву водія Марченка С.Г. із клопотанням колективу АТП про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію “Дубрава” на період з 1 серпні по 24 серпня 1999 року.

Ухвалили: виділити водію Марченку С.Г. путівку до названого санаторію.

18.07.1999 р.

Голова засідання

Секретар

(підпис) Шуміліна І.В.

(підпис) Проненко В.В.

Печатка

 

 

!!! Примітка:

9.13. АВТОБІОГРАФІЯ

Автобіографія – це документ, в якому особа, що його складає, подає опис свого життя та діяльності.

В автобіографії обов’язково вказується:

  1. Назва виду документа.
  2. Прізвище, ім’я та по батькові й дата народження.
  3. Місце народження (село, селище, місто, район, область).
  4. Відомості про навчання (повна назва всіх навчальних закладів, в яких довелося вчитися).
  5. Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви посад, які обіймав, і повна назва місць роботи).
  6. Відомості про громадську роботу.
  7. Короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, брат, сестра; чоловік/дружина, діти).
  8. Дата.
  9. Підпис.

Згідно зі статтею 12 ”Загальної декларації прав людини” (документ ООН А/PES/217А) щодо захисту прав людини на особисте життя - кожна людина має право не зазначати в автобіографії відомості, які є сферою особистого життя, а саме національність, особливості сімейного побуту, релігійну належність, політичні переконання, соціальне походження тощо.

Зразок автобіографії:


АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Мельник Юлія Володимирівна, народилася 3 липня 1980 року в с. Тростянець Миколаївського району Львівської області.

1986 році пішла до першого класу Тростянецької середньої школи № 1, в якій училася до 1990 року. У 1990 році перейшла на навчання до Львівської середньої школи № 18, яку закінчила в 1996 році. Під час навчання в школі займалася в спортивній секції плавання, а також у музичній студії.

З вересня 1996 року до серпня 1998 року працювала бухгалтером у науково-виробничому об’єднанні “Галич”.

З вересня 1998 року навчаюся на економічному факультеті Львівського університету “Львівська політехніка”.

Батько – Мельник Володимир Тарасович, народився 28 лютого 1949 року в селіТростянець Миколаївського району Львівської області. Працює інженером на НВО “Електрон”.

Мати – Мельник Надія Іванівна, народилася 15 березня 1954 року в м. Львові. Працює швеєю на ЛВТО “Промінь”.

15 жовтня 1998 р.

(підпис)

 

 

!!! Примітка:

9.14. ХАРАКТЕРИСТИКА

Характеристика – це документ, в якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу та який складається на його вимогу чи письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Назва пишеться посередині рядка, трохи нижче верхнього поля, крапка після нього не ставиться. Нижче, через рядок, з правого боку (у стовпчик) пишеться заголовок: кому надається характеристика (де й ким працює); рядком нижче – прізвище, ім’я, по батькові. Далі, так само через рядок, з уступу пишуть текст характеристики.

Текст характеристики повинен містити відомості:

  1. Як давно особа працює (вчиться) та яку посаду обіймає.
  2. Відомості про освіту.
  3. Ставлення до своїх обов’язків.
  4. Моральні якості.
  5. Відносини в колективі, в якому працює (навчається).
  6. Призначення характеристики (при потребі).

Дата написання вміщується ліворуч під текстом; нижче, так само ліворуч, вказується посада керівника установи та безпосереднього керівника; праворуч – підписи, які скріплюються печаткою.

 

 

Зразок характеристики:

ХАРАКТЕРИСТИКА

 

головного економіста фабрики
спортивного одягу “Динамо”
Скляр Оксани Михайлівни

 

 

Скляр Оксана Михайлівна працює на посаді головного економіста з 1994 року. У 1989 році вона закінчила економічний факультет Харківського держаного університету за спеціальністю “Фінанси та кредит”.

Службові обов’язки виконує сумлінно. Має високий професійний рівень з питань планування грошового обігу та кредитних ресурсів, оплати праці, бухгалтерського обліку. Потребує підвищення рівня знань у галузі інженерно-технічного контролю та господарсько-фінансової діяльності.

Постійно підвищує свою кваліфікацію. На професійному рівні володіє комп’ютерною технікою.

У колективі користується заслуженим авторитетом і повагою колег.

Скляр Оксані Михайлівні рекомендується більше уваги приділяти питанням інженерно-технічного контролю та господарсько-фінансової діяльності.

Характеристику видано для подання в Шевченківський райвиконком міста Львова.

11.10.99 р.

Директор фабрики “Динамо”

Головний інженер

(підпис)

(підпис)

(печатка)

Габовда П.Д.

Гавриш С.М.

 

!!! Примітка:

9.15. НАКАЗ

Наказ – це основний розпорядчий документ, що видається органом влади, керівником установи, організації чи підприємства.

Розрізняють накази щодо особового складу й накази з питань основної діяльності. Як правило, підготовка проектів наказів покладається на керівників тих структурних підрозділів, діяльності яких стосується цей наказ.

У наказах, що стосуються особового складу, оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди та стягнення. Накази з питань основної діяльності видаються при створенні або ліквідації структурних підрозділів, при підсумуванні діяльності установ, при затвердженні перспективних, річних та інших планів тощо.

Накази включають такі реквізити:

  1. Назва міністерства чи відомства, якому підпорядкована установа.
  2. Назва підприємства чи установи, що видає наказ, або назва посади керівника, який видає наказ.
  3. Назва документа.
  4. Дата підписання наказу.
  5. Номер наказу.
  6. Місце видання наказу.
  7. Заголовок до тексту.
  8. Текст наказу.
  9. Підпис керівника установи, організації, підприємства.
  10. Печатка.

Реквізити на бланку наказу, як правило,можуть розміщуватися кутовим або поздовжнім способом.

Звичайно текст наказу складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині викладаються факти та події, що послужили причиною видання наказу.

Якщо підставою до видання наказу є розпорядчий документ вищої організації, то в констатуючій частині вказують назву, номер, дату та заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої організації, який був підставою для видання цього наказу.

У розпорядчій частині перераховуються запропоновані дії та терміни виконання.

Констатуюча частина друкується на відстані трьох інтервалів від заголовка. Якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень, то ця частина може бути відсутня.

Розпорядча частина розпочинається словом “НАКАЗУЮ”, яке звичайно друкується великими літерами на окремому рядку.

Текст повинен мати форму викладу розпорядчої частини. Пропоновані до виконання дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, обов’язки покласти на…).

Кожен пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця (структурного підрозділу або службової особи); далі йде назва дії, термін виконання (назва виконавця – у давальному відмінку, назва дії – в інфінітиві, термін виконання – десятковою системою).

У процесі підготовки наказу його погоджують із зацікавленими установами, організаціями та підприємствами. Усі види погодження проставляються на першому примірникові проекту.

 

Зразок наказу:

Міністерство освіти України
ХАРКІВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ
ПОЛІТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
“___” __________ 1999 р. № ____
м. Харків

 

НАКАЗ

У зв’язку з ухвалою Вченої ради університету про реорганізацію кафедр суспільних наук і створення інституту соціально-гуманітарної освіти

НАКАЗУЮ:

  1. Оголошені конкурси в газеті “Время” від 29.08.99 р., 4.09.99 р. і 28.09.99 р. на заміщення вакантних посад у зв’язку із закінченням п’ятирічного терміну роботи професорсько-викладацького складу на кафедрах філософії, історії України й української та російської мов тимчасово припинити.
  2. До затвердження структури інституту соціально-гуманітарної освіти конкурси на вказані кафедри не оголошувати.
  3. Наказ довести до відома вищезгаданих кафедр.
  4. Контроль за виконанням наказу покласти на першого проректора (прізвище, ініціали).


Ректор
Печатка

(підпис)


Розшифрування

 

Узгоджено:

 

 

Перший проректор
Юрвідділ
Начальник відділу кадрів

(підпис) Розшифрування
(підпис) Розшифрування
(підпис) Розшифрування

 

!!! Примітка:

практично всі організаційні накази обов’язково мають два останні пункти: до відома кого довести та на кого покласти контроль за виконанням наказу. 9.16. РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Розпорядження – це різновид наказу, що дається в усній або письмовій формі адміністрацією установи чи підприємства з метою оперативного керівництва. Має обмежений термін дії та стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян – виконавців розпорядження.

Кожна службова особа може давати розпорядження тільки з питань, що входять у коло її безпосередніх обов’язків. Вони можуть бути загальними для всього підприємства чи стосуватися окремих ділянок його роботи.

Розпорядження складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

Констатуюча частина тексту найчастіше розпочинається зі слова “ПРОПОНУЮ”.

Текст розпорядження містить посилання на причину його видання й викладається в такій формі: зобов’язати, вказати, запропонувати та ін. (решта реквізитів як у наказі).

Діють розпорядження протягом указаних у них термінів. Підписи ставляться тільки на першому примірникові розпорядження.

 

Зразок розпорядження:

ХАРКІВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Розпорядження № 21

23.10.99

м. Харків


про зміну навчального графіка

У зв’язку з навчальною необхідністю ПРОПОНУЮ:

Продовжити теоретичне навчання для всіх студентів (крім п’ятого курсу) в осінньому семестрі на два тижні (один тиждень за рахунок зимових канікул, один тиждень за рахунок теоретичного навчання весняного семестру).

Розпорядження довести до відома всіх студентів та співробітників університету.

Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на начальника навчальної частини та першого проректора.


Ректор


(підпис) Розшифрування

 

!!! Примітка:

·         зверніть увагу на дуже поширену помилку: в українській мові є слово “навчальний” і відсутнє слово “учбовий”.

9.17. ЛИСТ

Лист – це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які служать засобом спілкування між установами, організаціями, підприємствами та приватними особами. Через листування ведуться ділові переговори, з’ясовуються стосунки між підприємствами, викладаються претензії.

Першими пам’ятками листування в Україні вважаються берестяні грамоти, які було знайдено кілька років тому на Львівщині. Хронологічно вони відносяться до ХІV – ХV століття, хоча, на превеликий жаль, їх збереглося дуже мало. Уже в ті часи вони служили діловому спілкуванню людей, а їх авторами були представники різних соціальних груп.

Зразки приватного спілкування українців, що збереглися до нашого часу, належать до ХVІІІ ст., хоч, зрозуміло, що цей вид спілкування виник значно раніше. Дуже часто приватні листи нагадували офіційно-ділові. Це стосується таких, характерних для ділових листів, реквізитів: початок, кінцівка, форма звертання, з переліченням усіх титулів особи, до якої звертаються, використання штампів (фраз-стереотипів) усередині листа, обґрунтування думок (пропозицій), наведення доказів, які досить послідовно повторювалися від одного рукопису до іншого (наприклад: офіційні листи численних канцелярій і ратуш, листи, в яких відображені стосунки між власниками та підлеглими їм дрібними урядовцями – старостами, війтами тощо).

Форма листа, якою ми послуговуємося сьогодні, виникла ще у Стародавній Греції. Уже тоді в листі повинна була бути тріада складових: вступ (прескрипт), головна частина та закінчення (клаузула). А за часів середньовіччя існувала ціла наука написання листів, існували спеціальні зразки листів “на всі випадки життя”. Такі збірки листів називалися “Листовня”. Але навіть у листовнях автори вказували, де треба писати не за зразком, а від себе.

Звичайно службовий лист друкується на виготовленому друкарським способом бланку, де є такі реквізити:

  1. Герб, зображення нагород, емблема (якщо є).
  2. Назва міністерства чи відомства.
  3. Назва установи, організації, підприємства.
  4. Поштова адреса, номер телефону, електронна адреса, факс, номер рахунка в банку.
  5. Індекс, дата посилання на номер і дата документа, на який дається відповідь.

Залежно від насичення логічними елементами листи можуть бути простими та складними.

Прості листи містять лише висновки. Якщо додати до простого листа коротке мотивування, то лист перетвориться на складний.

Порядок розміщення в листі доказів і висновків не є постійним. Якщо докази йдуть перед висновками – це прямий порядок викладу, а якщо навпаки – зворотний. Взагалі зворотний порядок зручніший у коротких листах (так будуються листи вищестоящих організацій, у яких докази зводяться до мінімуму).

У великих за обсягом листах доцільно користуватися прямим методом, аби шляхом послідовних доказів і логічних висновків підвести адресата до переконання в необхідності виконати те, про що говориться у висновках.

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що вимагають листа-відповіді, й такі, що не вимагають її. Серед перших розрізняють листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не вимагають відповіді, - листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, гарантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження.

Приступаючи до написання листа, треба точно уявити собі, про що він буде написаний, як арґументований і яка його мета.

Логічні елементи змісту службового листа такі: вступ, докази, висновки.

Вступ повинен містити виклад причин і безпосередній привід, який викликав появу листа. У доказах викладається історія питання, наводяться факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Висновок – головний логічний елемент листа, саме та його складова частина, в якій викладається суть питання, основна думка документа: пропозиція, згода, відмова.

У листі має бути висловлено ще два аспекти: очікуваний результат і готовність до подальшої співпраці.

Усе це разом диктує вибір першої й останньої фрази листа, а також місце головної фрази, тобто фрази, що несе найважливіше смислове навантаження в тексті.

Для мотивування дій звичайно використовується обмежений набір фраз:

Лист-пропозиція:

Лист-попередження:

Лист-гарантія:

Лист-запит і лист-прохання – найпоширеніший тип ділової кореспонденції. Як і всі інші, ці листи за змістом виразно розкладаються на дві частини: мотивуючу (Одержана нами література не зовсім відповідає темі, над якою ми працюємо…) та основну, в якій висловлюється запит чи прохання (Тому просимо терміново надіслати на адресу університету замовлені нами книги).

Лист-відповідь повинен містити, як обов’язковий реквізит, посилання на номер, дату й суть листа-запита. Це дає можливість, при одержанні листа-відповіді, швидко та легко відшукати лист-запит у справі й ознайомитися з ним.

Лист-інформація містить повідомлення про стан якихось справ, про виконання планів, про події та явища, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається.

Різновидом інформаційного листа є доповідна записка.

Гарантійний лист укладається з метою підтвердження певних зобов’язань або умов й адресується організації чи окремій установі. На відміну від більшості листів, гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма третьої особи доречна лише в тому випадку, коли гарантійний лист адресований певній організації або підприємству.

Супровідний лист. При пересиланні іншим організаціям або особам різних неадресованих документів (актів, протоколів, довідок та ін.) користуються супровідними листами – короткими повідомленнями про документ, який надсилається. Ключовими словами тексту супровідного листа є дієслова: направляю(ємо), надсилаю(ємо), повертаю(ємо), представляю(ємо), що розпочинають текст листа.

Одержувач листа вказується на самому початку, перед текстом. Назва установи та структурного підрозділу пишеться в давальному відмінку; адреса одержувача повинна бути повною й точною.

 

Зразок листа-прохання:

 

Директорові Центральної наукової
бібліотеки імені В. Г. Короленка

Просимо дозволу користуватися фондами Вашої бібліотеки викладачеві кафедри української та російської мов Семенченкові Віктору Анатолійовичу, який працює над проблемами оптимізації викладання російської та української мов іноземним студентам.

Дата
Проректор


(підпис)

Печатка


Розшифрування

 

Зразок листа-інформації:

АКАДЕМІЯ ПЕДАГОГІЧНИХ НАУК УКРАЇНИ

ПЕДАГОГІЧНИЙ МУЗЕЙ УКРАЇНИ


Адреса: м. Київ, вул. Володарського, 57 тел. 224 – 10 - 09, 224 – 25 – 90

 


Начальникам управлінь освіти
обласних держадміністрацій
Директорам обласних інститутів
післядипломної освіти



Педагогічний музей України відкрив постійнодіючу виставку

“УКРАЇНСЬКА МОВА – ДЕРЖАВНА МОВА В ЗАКЛАДАХ ОСВІТИ”, на якій, відповідно до статті 10 Конституції України, подано екскурс в історичні періоди боротьби за українську державність 1917 – 1920 р.р., українізації в 20-х роках, розкрито впровадження державної мови в закладах освіти за 8 років незалежності України, пропагується досвід роботи освітян України (методичні розробки, відео-аудіозаписи, рекомендації) в реалізації історичної місії української мови як державної мови в навчально-виховному процесі.

Просимо організувати відвідування виставки освітянами областей.

На базі виставки освітні заклади можуть проводити семінари, круглі столи з обміну досвідом, зустрічі з науковцями відповідних педагогічних галузей, а також послухати лекції з історії педагогіки та шкільництва України.

Музей пропонує освітянам співпрацю у висвітленні їх досвіду роботи відповідно до зазначеної тематичної виставки.

Житлом і харчуванням адміністрація музею не забезпечує.

Виставка відкрита з 10.00 до 17.00, крім неділі, в залі 203, за адресою: м.Київ, вул. Володимирська, 57.
Телефони для довідок: Код (044) 224 – 25 – 90; 224 – 10 – 09


Директор


(підпис) А.І. Кирпач

 

Зразок листа-попередження:

“Hemospektr”
Klochkivska, 366
310051, Kharkov
Ukraine
Tel./fax.: +380 572 378 534
E-mail: blud@kharkiv.com


Керівнику підприємства
ТОВ “Асоціація ЛТД”

АТ “Гемоспектр” доводить до Вашого відома, що згідно з угодою № 17 від 7 квітня 1998 р. Вам були відвантажені під реалізацію медпрепарати (накладна №209 від 7 квітня 1998 р.) з відстрочкою платежу 14 банківських днів, але, на сьогодні, оплата за товар не проведена.

Просимо Вас зробити оплату, згідно з вищезгаданою накладною, протягом п’яти банківських днів, у крайньому разі ми будемо змушені звернутися з позовною заявою до обласного арбітражного суду щодо відшкодування збитків у розмірі 0,5 % від суми простроченого платежу за кожний прострочений день.

29 квітня 1998 р.


Директор АТ “Гемоспектр”


(підпис) (Розшифрування)

 

!!! Примітка:

Область

Перші дві цифри індексу

Вінницька

21. 22. 23. 24

Волинська

43, 44, 45

Дніпропетровська

49, 50, 51, 52, 53

Донецька

83, 84, 85, 86, 87

Житомирська

10, 11, 12, 13

Закарпатська

88, 89, 90

Запорізька

69, 70, 71, 72

Івано-Франківська

76, 77, 78

Київ – місто

01, 02, 03, 04, 05, 06

Київська

07, 08, 09

Кіровоградська

25, 26, 27, 28

Львівська

79, 80, 81, 82

Луганська

91, 92, 93, 94

Миколаївська

54, 55, 56, 57

Одеська

65, 66, 67, 68

Полтавська

36, 37, 38, 39

Рівненська

33, 34, 35

Сумська

40, 41, 42

Тернопільська

46, 47, 48

Харківська

61, 62, 63, 64

Херсонська

73, 74, 75

Хмельницька

29, 30, 31, 32

Черкаська

18, 19, 20

Чернігівська

14, 15, 16, 17

Черновицька

58, 59, 60

Автономна Республіка Крим

95, 96, 97, 98

Севастополь – місто

99.

9.18. ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Доповідною запискою називається письмове повідомлення з будь-якого питання керівництву установи з висновками та пропозиціями. Доповідна записка інформує керівника установи про стан справ, певні факти та явища, про виконання роботи, певну ситуацію та ін.

За формою та змістом доповідна записка близька до заяви, проте є деякі відмінності: у заяві йдеться про особисте прохання, здебільшого не пов’язане з виконанням службових обов’язків, а доповідна записка складається в тому разі, коли необхідно виразити думку організації чи службової особи з певного питання й подати конкретні пропозиції щодо його розв’язання.

Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

У доповідних записках, які виготовляються не на бланках, повинні бути такі реквізити:

  1. Найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка).
  2. Найменування автора документа (посада, прізвище, ім’я та по батькові).
  3. Назва виду документа.
  4. Заголовок.
  5. Текст (інформація чи пропозиція) з відповідною аргументацією.
  6. Перелік додатків, якщо такі наявні, із зазначенням кількості аркушів.
  7. Дата складання записки.
  8. Підпис.

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового чи документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї. Закінчується доповідна записка висновками, повідомленням про вжиті заходи і конкретними пропозиціями.

 

 

Зразок доповідної записки:

 

Проректорові з навчальної роботи ХДПУ
проф. прізвище, ініціали
завідувача кафедри української
та російської мов
проф. прізвище, ім’я та по батькові


Доповідна записка

про виконання навчального навантаження в 1999 – 2000 навч. році кафедрою української та російської мов

Навчальне навантаження в 1998 – 1999 році становило 15400 годин.

На 1999 –2000 навч. рік навантаження планується в обсязі 24000 навч. годин, зокрема:

  • для стаціонарної форми навчання – 22000 навч. годин;
  • для заочної форми навчання – 2000 навч. годин.

Зростання навантаження буде відбуватися за рахунок збільшення годин на дисципліну “Українська мова” для студентів усіх факультетів і форм навчання.

На кінець 1998 – 1999 навч. року штат співробітників кафедри складав 16 чоловік, у тому числі: завідувач кафедри, професор – 1, доцентів – 3, старших викладачів – 6, викладачів – 4, старших лаборантів – 1, лаборантів – 1.

На 1999 – 2000 навч. рік просимо виділити кафедрі такий штат: завідувач кафедри, професор – 1, доцентів – 3, старших викладачів – 10, викладачів – 8, старший лаборант – 1, лаборант – 1. Усього 24 співробітника.

28 травня 1999 р.

(підпис)

 

 

 

9.19. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Під цією назвою існує два види документів:

  1. Пояснювальна записка може бути вступною частиною іншого документа (плану, програми, проекту і т. ін.);
  2. Пояснювальна записка може бути документом особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення трудової дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, у деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

  1. Адресат.
  2. Назва виду документа.
  3. Заголовок.
  4. Текст.
  5. Дата складання.
  6. Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку установи та реєструють.

Зразок пояснювальної записки:

 

Деканові економічного факультету ХДПУ

професорові __________________

Пояснювальна записка

Студенти групи ЕК 49-А не з’явилися на заняття з вищої математики (ІІ пара) 18 вересня 1999 року через те, що вони отримували підручники в бібліотеці.

18 вересня 1999 р.

Староста групи

(підпис) (ініціали, прізвище)

9.20. УГОДА

Угода – це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома партнерами, вона може бути складена як між службовими особами, так і між підприємствами.

Угода повинна відповідати чинним законам як за змістом, так і за формою. Вона вважається укладеною лише тоді, коли сторони досягли згоди з усіх пунктів і відповідно оформили документацію.

У сучасному діловодстві використовуються угоди різних видів: про поставку, про постачання, підряду на капітальне будівництво, про майнову відповідальність матеріально відповідальних осіб, про створення науково-технічної продукції, про здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, про спільну діяльність, про пайовий внесок, про посередницькі послуги, трудова та ін. Реквізити, які мають бути відображені в угоді:

  1. Назва виду документа.
  2. Заголовок.
  3. Місце укладання.
  4. Дата.
  5. Повна назва сторін, їх представників (прізвище, ім’я та по батькові), повноважень, на підставі яких вони діють.
  6. Текст, який повинен містити:
  7. Відомості про сторони, що укладають угоду (юридичні адреси установ або паспортні дані осіб).
  8. Підписи сторін.
  9. Печатка однієї або всіх установ, що укладають угоду.

 

 

Зразок формуляра трудової угоди:

 

 

ТРУДОВА УГОДА

м.Харків

“__” _________1999 р.

_________________________(назва організації)________________________

в особі ___________(прізвище, ім’я, по батькові, посада)_________________ ,

що діє на підставі _________________________________________________ ,
у подальшому “Замовник”, з одного боку, і громадянин

______________(прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані)______________ ,

що мешкає за адресою _____________________________________________ ,
у подальшому “Виконавець”, з другого боку, уклали цю угоду про таке.

1. Предмет угоди

1.1. Замовник доручає, а Виконавець бере на себе зобов’язання виконати такі роботи
______________(характер і види робіт)______________________

________________________________________________________________ .

до _______________________(строк виконання)________________________

1.2. Виконана робота має відповідати таким вимогам: ________________________________________________________________.

1.3. Замовник забезпечує Виконавця всім необхідним для виконання роботи, передбаченої цією Угодою.

1.4. Замовник зобов’зується своєчасно прийняти й оплатити виконану Виконавцем роботу.

2. Розмір і порядок оплати

2.1. За виконану роботу Замовник оплачує Виконавцеві
_______________________(цифрами та прописом)______________________ .

Указана сума автоматично зменшується на розмір податків та обов’язкових платежів, установлених чинним законодавством.

2.2. Оплата виконується не пізніше ___________(строк)_______________

з дня прийняття Замовником роботи.

3. Відповідальність сторін

1.1. Сторони несуть відповідальність за невиконання чи неналежне виконання покладених на них зобов’язань згідно з діючим законодавством.

2. Дострокове розірвання договору

2.1. У разі порушення однією зі сторін зобов’язань за цією Угодою, інша сторона має право розірвати її в односторонньому порядку.

2.2. Суперечки з приводу цієї Угоди розглядаються в судовому порядку.

3. Адреси сторін

“Замовник”
________________________
________________________

“Виконавець”
________________________
________________________

Підписи сторін

“Замовник”
________________________
М.П.

“Виконавець”
________________________
М.П.

 

 

Зразок формуляра угоди про матеріальну відповідальність:

УГОДА
про повну індивідуальну матеріальну відповідальність

З метою забезпечення збереження матеріальних цінностей, що належать
________________(назва підприємства, установи, організації)______________

__________(керівник (заступник) підприємства, установи, організації)_______ ,

що в подальшому зветься “Адміністрація”, виступаючи від імені підприємства, установи,
організації, з одного боку, та працівник __________________(посада, прізвище, ім’я, по
батькові)________________
,

що в подальшому зветься “Працівник”, з іншого боку, уклали цю угоду про таке.

1. Працівник, що займає посаду ___________(назва посади)___________ ,

безпосередньо пов’язану зі зберіганням переданих йому матеріальних цінностей
_____________(перелік чи назва матеріальних цінностей)_________

бере на себе повну відповідальність за збереження довірених йому підприємством, установою, організацією матеріальних цінностей і у зв’язку із цим зобов’язується:

  • дбайливо ставитися до переданих йому для збереження та контролю за використанням (або іншої мети) матеріальних цінностей підприємства, установи, організації та вживати заходів для відшкодування втрат;
  • своєчасно повідомляти адміністрацію підприємства, установи, організації про всі обставини, що загрожують забезпеченню збереження доручених йому матеріальних цінностей;
  • вести облік, складати та надавати у встановленому порядку всі необхідні звіти стосовно доручених йому матеріальних цінностей;
  • брати участь в інвентаризації доручених йому матеріальних цінностей.

2. Адміністрація зобов’язується:

  • створювати працівникові умови, необхідні для нормальної роботи щодо повного забезпечення збереження доручених йому матеріальних цінностей;
  • ознайомити працівника з діючим законодавством про матеріальну відповідальність працівників і службовців за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації, а також з діючими інструкціями, нормативами та правилами зберігання або застосування в процесі роботи переданих йому матеріальних цінностей;
  • проводити в установленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей;
  • у випадку незабезпечення збереження доручених працівникові матеріальних цінностей, визначення розміру шкоди, заподіяної підприємству, установі, організації та її відшкодування виконуються згідно з діючим законодавством.

3. Працівник не несе матеріальної відповідальності, якщо шкоду заподіяно не з його провини.

4. Дія цієї угоди поширюється на весь час роботи з дорученими працівникові матеріальними цінностями підприємства, установи, організації.

5. Цю угоду складено в двох примірниках, з яких перший знаходиться в адміністрації, а другий – у працівника.

Адреси сторін:

Адміністрація
____________________

Працівник
____________________

Підписи сторін:

Адміністрація
____________________

Працівник
____________________

 

!!! Примітка:

Автобіографія

– основні факти біографії особи, що її складає.

Адресат

– той, кому адресується документ

Адресант

– той, хто адресує документ

Акт

– документ правової чинності

а. адміністративний – підтверджує факти, події, пов’язані з діяльністю окремих осіб, установ, підприємств чи закладів;

а. законодавчий – рішення щодо законів, указів, постанов.

Анотація

– короткий зміст документа, статті, книги тощо.

Бланк

– аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією та місцем для вписування змінної інформації.

Витяг із документа

– частина будь-якого документа, потрібна для вирішення окремого питання; складається та надається на вимогу окремих осіб чи установ.

Висновок

– документ, в якому уповноважені особи викладають свої зауваження та їх арґументи щодо окремого питання чи іншого документа.

Вихідний документ

– документ, відправлений з установи.

Вихідний номер

– реєстраційний номер документа, проставлений відправником.

Відгук

– висновки уповноваженої особи чи установи щодо запропонованих на розгляд проектів, робіт тощо.

Відомість

– документ, що містить перелік будь-яких даних, розташованих у певному порядку.

Віза на документі

– підпис посадової особи на документі, про ознайомлення з документом або згоду.

Внутрішній документ

– документ для користування в межах однієї установи.

Вхідний документ

– документ, що надійшов до установи.

Вхідний номер

– реєстраційний номер, що проставляється адресатом.

Графік

– план з точними показниками норм і часу виконання певної роботи.

Гриф

– позначка на документі про ступінь важливості, секретності чи терміновості документа.

Гриф затвердження

– спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів чи службових осіб.

Дата

– число, місяць, рік складання чи підписання документа.

Довідка

– документ, що засвідчує біографічні чи юридичні факти діяльності окремих службових чи приватних осіб.

Догана

– офіційна негативна оцінка чийогось ставлення до своїх обов’язків.

Документ

– основний вид письмового офіційного мовлення.

Документальна лінгвістика

– наукова дисципліна, що вивчає мову та стиль службових документів з метою уніфікації, що забезпечує економію витрат часу на укладання службових документів.

Документування

– створення документів.

Доповідна записка

– документ на ім’я керівника, в якому повідомляється про певний факт чи звіт про виконання службових доручень чи взятих на себе зобов’язань.

Доручення

– документ, яким організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Дублікат

– юридично чинна копія документа.

Заголовок

– реквізит, що відбиває головну ідею документа (про що йдеться в документі).

Запрошення

– документ, що адресується певній особі з пропозицією взяти участь у події чи заході.

Засідання

– форма організації роботи певного постійного ограну, підрозділу чи групи, що може бути передбачено статутом або положенням про організацію установи.

Заява

– документ, що містить прохання чи пропозицію фізичної або юридичної особи.

Збори

– спільна присутність групи людей, об’єднаних з метою з’ясування якого-небудь питання.

Звіт

– письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Інвентаризаційний опис

– перелік майна установи із зазначенням кількості виявлених предметів та їхньої вартості.

Індекс

– реквізит, що дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його схоронність і контроль виконання.

Інструкція

– правовий акт, що видається органом управління для встановлення правил виконання певних робіт чи діяльності установи.

Ключові слова

– слова, що достатні для відтворення змісту текста.

Лист

– документ, за допомогою якого відбувається спілкування між установами та особами.

 

л.-відповідь – лист, що містить відомості, на які попередньо було зроблено запит.

 

л.-гарантія – укладається з метою підтвердження певних зобов’язань або умов й адресується окремій організації чи установі.

 

л.-запит – лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата.

 

л.-інформація – містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається.

 

л.-попередження – лист, в якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов’язань.

 

л.-прохання – лист, в якому адресант звертається з якимось проханням до адресата.

 

л.-супровідний – укладається при пересиланні іншим організаціям або особам різних неадресованих документів.

Мандат

– документ, що посвідчує повноваження його пред’явника.

Наказ

– розпорядчий документ, що видається керівником установи й стосується кадрових чи організаційних питань.

Накладна

– обліковий документ з приймання –відправлення вантажу або видачі матеріальних цінностей.

Номер вихідного документа

– реєстраційний номер документа, що проставляється відправником.

Номер вхідного документа

– реєстраційний номер документа, що проставляється адресатом.

Нарада

– форма організації колективної діяльності працівників, яких збирають посадові особи керівного складу для обговорення питання, вироблення та прийняття рішення.

Нормативні документи

– документи, що встановлюють певні правила.

Огляд

– різновид довідки, що складається для інформування підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсумки за певний період часу.

Опис

– юридично оформлений перелік документів.

Особова справа

– справа, що містить документи про якусь особу.

Оголошення

– документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб.

Офіційна кореспонденція

– сукупність інформаційних документів, що надходять або надсилаються юридичними та фізичними особами під час ділового спілкування.

План

– документ, що встановлює точний перелік намічених для виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг і конкретних виконавців.

Положення

– правовий акт, що встановлює основні правила організаційної діяльності установ та їх структурних підрозділів.

Помітка

– реквізит, що повідомляє про наявність додатка до документа.

Посвідчення

– документ, що ідентифікує та підтверджує особу чи певні факти її біографії.

Постанова

1. Заключна частина протоколу засідання зборів, правління, президії та ін.; 2. Правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління.

Постійний реквізит

– реквізит документа, що наноситься на бланк під час його виготовлення.

Пояснювальна записка

1. вступна частина деяких документів; 2. документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи.

Правила

– службові документи, в яких викладаються настанови, що регламентують певний порядок дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб.

Пропозиція

– документ, в якому особа чи установа висловлює свої думки щодо методів покращення діяльності державних органів, установ, громадських організацій.

Протокол

– документ, в якому фіксуються результати роботи колегіальних органів.

Реєстрація

1. запис стислих відомостей в облікових формах; 2. проставлення на документі індекса та дати.

Резолюція

– письмові вказівки керівника виконавцю про характер, форму та термін виконання документа.

Реквізит документа

– складовий інформаційний елемент документа.

Рецензія

– критичний відгук на друковану наукову працю.

Розписка

– офіційний документ, що письмово підтверджує обов’язки певної особи перед іншою особою чи установою.

Розпорядження

– правовий акт, що видається керівником з метою вирішення оперативних питань.

Система ведення документації

– усталений порядок створення, оформлення та виконання документів.

Скарга

– документ, в якому особа (установа) вказує на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи (установи) та пропонує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення.

Список

– документ, що містить перелік осіб, предметів, об’єктів, документів у певному порядку й складається з метою інформації або реєстрації.

Статут

– зведення правил, що регулюють основи організації та діяльності установ певної галузі господарства.

Телеграма

– документ, що передається телеграфом, має гранично стислий текст, викликаний потребою негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось.

Телефонограма

– документ, що передається телефоном, фіксується у спеціальному журналі й містить розпорядження чи інформацію вищих органів.

Трафарет

– форма подання уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію та пробіли, призначені для заповнення їх перемінною інфрмацією.

Угода

– документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома партнерами.

Форма документа

– встановлена сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності.

Формат

– розміри паперу, на якому оформляються організаційно-розпорядчі документи: А4 (297 х 210) та А5 (148 х 210).

Формуляр–зразок

– єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності.

Характеристика

– документ, в якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу й який складається на його вимогу чи письмовий запит іншої установи.

Циркуляр

– різновид інструктивного листа вищого органу, що видається як роз’яснення до раніше випущеного документа й розсилається певному колу підвідомчих установ.

Додаток 4

ТАБЛИЦЯ УКРАЇНСЬКО-АНГЛІЙСЬКОЇ ТРАНСЛІТЕРАЦІЇ
(для кириличного шрифта)

19 квітня 1996 року українською установчою термінологічною комісією (рішення № 9) прийнято офіційну систему українсько-англійської транслітерації.

 

 

Українська літера

Англійська літера

Примітки

Приклади

А

А

 

Алушта – Alushta

Б

В

 

Борщагівка – Borschahivka

В

V

 

Вишгород – Vyshhorod

Г

H, gh

H – у більшості випадків, gh – при утворенні сполучення “зг”

Гадяч – Hadiach, Згорани – Zghorany

Ґ

G

 

Ґалаґан – Galagan

Д

D

 

Десна – Desna

Е

Е

 

Рівне – Rivne

Є

Ye, ie

Ye – на початку слів, ie – в інших випадках (позиціях)

Єнакієве – Yenakiieve, Наєнко – Naienko

Ж

Zh

 

Житомир – Zhytomyr

З

Z

 

Закарпаття – Zakarpattia

И

Y

 

Медвин – Medvyn

I

I

 

Іршава – Irshava

Ї

I

YI – на початку слів, і – в інших позиціях

Їжакевич – Yizhakevych, Кадіївка – Kadiivka

Й

Y, i

Y – на початку слів, і – в інших позиціях

Йосипівка – Yosypivka, Стрий – Stryi

K

K

 

Київ – Kyiv

Л

L

 

Лебедин – Lebedyn

М

М

 

Миколаїв – Mikolaiv

Н

N

 

Ніжин – Nizhyn

О

О

 

Одеса – Odesa

П

P

 

Полтава – Poltava

Р

R

 

Ромни – Romny

С

S

 

Суми – Sumy

Т

Т

 

Тетерів –Teteriv

У

U

 

Ужгород – Uzhhorod

Ф

F

 

Фастів – Fastiv

Х

Kh

 

Харків – Kharkiv

Ц

Ts

 

Біла Церква – Bila Tserkva

Ч

Сh

 

Чернівці – Chernivtsi

Ш

Sh

 

Шостка – Shostka

Щ

Sch

 

Гоща – Hoscha

Ь

(див. коментарі)

Русь – Rus’, Львів – L’viv

Ю

Yu, iu

Yu – на початку слів, iu – в інших позиціях

Юрій – Yurii, Крюківка – Kriukivka

Я

Ya, ia

Ya – на початку слів, ia – в інших позиціях

Яготин – Yahotyn, Ічня – Ichnia

’ (апостроф)

 

(див. коментарі)

Знам’янка - Znamianka